03 Bedrijfsvoering

Om onze opgaven buiten goed uit te uitvoeren, is het belangrijk dat we elkaar binnen goed weten te vinden. Daarom organiseren we regelmatig activiteiten waar we inhoudelijke kennis met elkaar delen en waar ruimte is voor persoonlijke ontmoeting. Hiermee geven we samen invulling aan onze organisatiewaarden.

• In 2024 introduceerden we het PIM-Podium; een personeelsbijeenkomst waarin we nieuwe collega's welkom heten, waar collega's over hun werk vertellen en we trotse momenten en successen met elkaar delen. Deze onderwerpen delen we al jaren actief op ons intranet PIM en sinds dit jaar ook in vier live-sessies, zowel in ons kantoor in Assen als in de werkplaats in Ruinen. 
• Naast wekelijkse terugkoppeling van het managementteamoverleg door elke afdelingsmanager, organiseren zij een aantal afdelingssessies om de voortgang van het jaarplan met elkaar te delen. Ook op teamniveau vinden regelmatig sessies plaats, gericht op het werk, specifieke thema's, teamontwikkeling en/of teambuilding.
• Eens per maand vindt er een '#Samen Aan Tafel Lunch' plaats, waarin onze directeur-bestuurder collega's uit verschillende teams uitnodigt voor een broodje. Dit levert mooie gesprekken op over ons werk en over onderwerpen die in ons privéleven spelen.
• Nieuwe collega's worden na vier maanden uitgenodigd voor de 'Hé Hûh Raar sessie'. Hier delen ze hun eerste ervaringen en verwonderingen over Actium. Hoe hebben ze hun introductieperiode ervaren? Wat valt ze in positieve zin op aan Actium? En wat vinden ze opvallend of nemen ze mee uit hun voorgaande baan, waarvan Actium kan leren? Feedback van nieuwe collega's heeft in 2024 tot een nieuw introductieprogramma geleid.
• De maand maart benoemden we tot 'maand van de duurzaamheid'. Interessante sprekers inspireerden ons op het gebied van energiebesparing, recycling en duurzaam reizen. We bezochten een wijk in energietransitie, een circulaire (bouw)materialen HUB en het duurzaamheidscentrum in Assen. En we gingen met elkaar uitdagingen aan: op de fiets naar het werk, zwerfafval rapen, plantaardig eten en korter douchen.
• We volgden een inspiratiesessie over het thema AI. Wat zijn de kansen en mogelijkheden van AI? Welke impact heeft het op ons werk? Wat zijn de ethische vraagstukken rondom AI?
• We organiseerden in november voor de vijfde keer de '#Groendoen Sint & Kerst Recyclemarkt'. Een gezellige ruilbeurs van door collega's ingebrachte tweedehands spullen. 
• Tijdens het eindejaarsfeest sloten we het jaar in winterse sferen af. Dit combineerden we met de 'foute kersttruiendag', een initiatief van collega's.

• We verbeterden de processen van contractbeheer en servicekosten.
• We maakten een nieuwe visie op dienstverlening en op samen (participatie).
• We troffen voorbereidingen voor het programma Verduurzaming Bestaand Bezit, onder andere door het vormgeven van de klantreis, het vaststellen van nieuwe werkwijzen en verdieping op condities van succesvolle samenwerking.
• We stelden uitvoeringsplannen op voor Wonen, Welzijn & Zorg en voor Leefbaarheid.
• We versterkten het proces van continue organisatieontwikkeling door het introduceren van persoonlijke ontwikkelplannen en een tweejaarlijks organisatieplan (strategische personeelsplanning).

We merken dat we er niet meer omheen kunnen; in complexe vraagstukken moeten we sámen optrekken, kennis delen en naar oplossingsrichtingen zoeken. Samen hebben we meer impact in belangrijke, maatschappelijke vraagstukken. Daarom hebben we in 2024 de samenwerking met partners onverminderd doorgezet.

We initieerden en participeerden in een aantal samenwerkingsverbanden, zoals Mijn Buurt Assen (MBA), Thuiskompas en Bouwstroom Noord. We versterkten onze samenwerking met zorg- en welzijnspartijen, gemeenten en provincie en onze Drentse en Friese collega-corporaties.

Op twee onderwerpen ontstonden bijzondere, vernieuwende samenwerkingen.

• Voor het programma Verduurzaming Bestaand Bezit selecteerden we vier aannemers waarmee we de komende vijf jaar intensief gaan samenwerken. Niet in de traditionele opdrachtgever-opdrachtnemer-verhouding, maar als gelijkwaardige collega's. In 2024 besteedden we veel tijd en aandacht aan de condities voor succesvolle samenwerking. 
• In het kader van 'naoberschap' ontstond in 2024 het onderzoek naar collegiale ondersteuning gericht op het verbeteren en verduurzamen van het bestaande woningbezit van Woonconcept. Deze aanpak is vrij uniek en wordt met interesse gevolgd door andere corporaties en het ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening.

Vanwege de nieuwe samenstelling van het management van Actium (directeur-bestuurder, afdelingsmanagers en teammanagers) stond leiderschapsontwikkeling dit jaar in het teken van teamvorming, persoonlijke leiderschapsdilemma's en intervisie. Daarnaast organiseerden we inhoudelijk trainingen op het gebied van verzuimbegeleiding, omgaan met (on)gewenst gedrag en integriteit. 

In-, door- en uitstroom
In 2024 kwamen er 27 nieuwe medewerkers in dienst bij Actium, 14 medewerkers zijn uitgestroomd. De redenen van uitstroom zijn terug te herleiden naar pensionering (5 medewerkers), loopbaanstap (7 medewerkers) en 2 medewerkers met VSO (vaststellingovereenkomst).

Functieactualisatie
Het proces van functieactualisatie is in 2024 afgerond.  

Strategische personeelsplanning
In 2024 is het proces voor strategische personeelsplanning verrijkt. Er is een tweejaarlijkse cyclus ingevoerd, die meer structuur biedt aan onze organisatieontwikkeling. Een belangrijke nieuwe toevoeging in deze aanpak is het persoonlijk ontwikkelplan. Dat vormt nu een vast onderdeel van de waardevolle gesprekken. Eens per jaar leggen medewerkers hun persoonlijke ontwikkelplan vast, waarin zij reflecteren op hun ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid. 

Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO)
In 2024 is kritisch nagedacht en invulling gegeven aan het vervolg van het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO). Gedurende 2024 zijn op organisatie- en afdelingsniveau interventies ingezet om aandachtspunten uit eerdere onderzoeken aan te pakken. De resultaten hiervan worden in vervolgonderzoeken opnieuw gemeten en geëvalueerd. 

CAO-ontwikkelingen
Eind januari 2024 is een nieuwe cao tot stand gekomen. De CAO heeft een looptijd van 15 maanden en loopt op 1 april 2025 af. In de nieuwe CAO is een loonsverhoging opgenomen van 10% vanaf 1 januari 2024.

In 2024 is het opleidingsbeleid herschreven en geactualiseerd op basis van gewijzigde wetgeving. Eind oktober is de Corporatie Academie live gegaan als online leerplatform en leermanagementsysteem. 

In 2025 herijken we de visie en strategie voor ICT. In 2024 zijn we gestart met de voorbereiding op de overgang naar werken in de Cloud in 2025. Alle medewerkers volgden een training MS365. In 2024 waren er doorontwikkelingen van verschillende applicaties om onze processen beter te kunnen ondersteunen. Er zijn verschillende nulmetingen geweest, o.a. op het gebied van cartotheek, contract- en facturatieproces en ons klantvolgsysteem. De uitkomsten van de nulmetingen gebruiken we om verbeteren door te voeren in onze processen, systemen en het gebruik daarvan. 

De beveiliging van gegevens van huurders en medewerkers staat bij ons hoog op de agenda. Cybersecurity wordt steeds belangrijker. Wij hebben in 2024 de nodige technische maatregelen genomen en hebben gecommuniceerd over awareness en bewustzijn. Wij bekijken voortdurend welke technische maatregelen genomen kunnen worden.

Op het gebied van informatiemanagement blijft datakwaliteit hoog op de agenda staan. Vooruitlopend op een nieuwe visie kiezen we steeds vaker voor standaarden en standaard-rapportages.

De snelle ontwikkelingen op het gebied van AI, zoals ChatGPT en Copilot, zijn duidelijk zichtbaar. Binnen Actium maken collega's gebruik van deze tools. In december vond een inspiratiesessie plaats om de mogelijkheden en gevaren van AI te bespreken. Veiligheid van gegevens en ethische vraagstukken die het gebruik van AI met zich meebrengen hebben onze aandacht. 

Net als voorgaande jaren heeft Actium dit jaar weer meegedaan aan de Aedes benchmark. We leverden data aan over het huurdersoordeel, bedrijfslasten, duurzaamheid, onderhoud & verbetering en beschikbaarheid & betaalbaarheid. Ook namen diverse medewerkers deel aan verdiepende sessies over de benchmarkuitkomsten en de benchlearningsessies. Tijdens deze sessies wisselen we ideeën uit met andere corporaties over hoe we werken, met als doel om van elkaar te leren en waar mogelijk onze diensten, producten of processen te verbeteren.

In onderstaande factsheet staan de uitkomsten van onze resultaten over 2024 afgezet tegen de gemiddelde scores van andere corporaties. Over het algemeen zijn we tevreden over onze scores, maar we blijven natuurlijk altijd streven naar verbetering. Bij de opgave 'Tevreden huurders' is ook informatie te lezen over de benchmark en hoe Actium presteert. 

Een goede samenwerking met de acht gemeenten in ons werkgebied is belangrijk. We werken samen aan de volkshuisvestelijke opgaven. De meerjarige prestatieafspraken met gemeenten, andere corporaties en huurdersorganisaties geven daar uitvoering aan. In alle acht gemeenten lopen deze afspraken nu. Daarom lag de focus in 2024 op de uitvoering van de afspraken en het evalueren en opstellen van jaaractiviteiten voor 2025.

Op initiatief van Actium hebben we in het eerste kwartaal van 2024 kleine aanpassingen doorgevoerd in de jaarlijkse cyclus. Zo brengen we niet meer jaarlijks een bod (activiteitenoverzicht) uit op de woonvisie van de gemeente, maar leggen we meer de focus op de uitvoering van de afspraken.

Na de zomer constateerden we dat we in zeven van de acht gemeenten de afgesproken nieuwbouwaantallen niet gaan halen. Intern hebben we dit geëvalueerd en in bestuurlijke overleggen meegegeven als winstwaarschuwing. Voor huurdersorganisatie MEVM was dit reden om – in combinatie met de verwachte huurverhoging in 2025 – de actualisaties van de prestatieafspraken eind 2024 te ondertekenen met een disclaimer, waarin ze hun zorgen omtrent deze onderwerpen kenbaar hebben gemaakt. Begin 2025 vinden in elke gemeente grondige evaluaties plaats met gemeente, corporaties en huurdersorganisaties.

We vinden het belangrijk om in gesprek te blijven met (toekomstige) gemeenteraadsleden. We organiseerden daarom ook in 2024 weer masterclasses. Dit jaar hebben we samen met de andere betrokken corporaties in de gemeenten Assen, Ooststellingwerf en Midden-Drenthe een masterclass gegeven. De opzet van de masterclass verschilt per gemeente, maar het doel van alle masterclasses is om kennis over de volkshuisvesting en sociale huur te delen. Tijdens alle masterclasses voerden we waardevolle gesprekken met de raadsleden over alle opgaven waar wij als corporatie voor staan.

In 2022 hebben Aedes, de Woonbond, de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties afspraken gemaakt over de volkshuisvestelijke opgaven in Nederland tot en met 2030. Ons aandeel in deze zogeheten Nationale Prestatieafspraken (NPA) is vrijwel volledig opgenomen in onze begroting. In 2024 zijn de afspraken opnieuw bekeken en waar nodig aangepast en op 11 december ondertekend door Aedes, de VNG en het Rijk. De resterende tijd in 2024 was te kort om dit al in ons beleid te verwerken - dat zal nog moeten plaatsvinden. 

We werken in Drenthe met alle gemeenten, woningcorporaties en de provincie samen om in totaal 13.000 woningen te bouwen. Dit is afgesproken in de Woondeal die eind 2022 is ondertekend.  Een deel van deze opgave gaat om sociale huur. Als corporaties hebben we onze steun voor de ambities in de deal uitgesproken en we gaan ons uiteraard inzetten om ons deel van de opgave te vervullen. In 2024 zijn er vervolggesprekken geweest over een verrijking van de woondeals op een aantal thema's: wonen en zorg, transformatie van niet-woningen naar woningen, vakantieparken en flexwoningen.

De afgelopen jaren hebben we binnen Actium duurzaamheid op de kaart gezet door op programmatische wijze onze doelen te bepalen en hier uitvoering aan te geven op de volgende thema's:

• Materiaal en afval
• Reizen
• Energie en natuur 
• Biodiversiteit 

Vorig jaar hebben we het programma Duurzaamheid opgeheven, omdat de doelen inmiddels zijn ingebed in onze organisatie.

Bedrijfsvoering

Ecologisch verantwoord werken willen we in onze gehele bedrijfsvoering doorvoeren, dus niet alleen via duurzaamheidsinvesteringen in onze woningen. Nadat we vorig jaar 900 nieuwe zonnepanelen hebben geïnstalleerd op en rondom ons kantoorgebouw, 30 elektrische laadpalen voor auto's én laden voor elektrische fietsen hebben gerealiseerd, hebben we in 2024 ons wagenpark uitgebreid met elektrische voertuigen. Hiermee zetten we een grote stap in het vergroenen van onze reisbewegingen. In 2024 hebben we 33 elektrische auto's aangeschaft voor de medewerkers met mobiele functies. Ultimo 2024 rijden 35 van onze medewerkers elektrisch. Ook zijn we gestart met het vervangen van onze bedrijfsbussen door elektrische exemplaren. In 2024 hebben we 19 elektrische bussen aangeschaft. Eind 2025 is het totale wagenpark van Actium elektrisch. 

Inkoop

Door zelf het goede voorbeeld te geven, willen we onze leveranciers en partners stimuleren om meer ecologisch te gaan werken. Ook delen we onze filosofie van The Natural Step met onze stakeholders, zodat zij begrijpen waarom wij welke keuzes maken. Bij het inkopen van materialen en diensten houden we zo veel mogelijk rekening met onze uitgangspunten. 

Huurdersgedrag

Ook onze huurders stimuleren we om duurzamer om te gaan met onder meer energie, Dit doen we vanuit onze duurzaamheidsgedachte, maar ook vanwege betaalbaarheid. Daarin trekken we samen op met onze huurdersorganisatie MEVM en gemeenten en zetten we energiecoaches in. 

In 2022 hebben we een kernteam Energiecrisis opgezet. Het doel van dit kernteam is huurders te informeren en te ondersteunen om duurzamer met energie om te gaan. Concrete acties in 2024 waren: 

• het verbeteren van de informatievoorziening over energiebesparingen op onze website;
• de inzet van twee energiemakelaars die onze huurders op maat adviseren. Er zijn in 2024 223 huisbezoeken afgelegd;
• het aanbieden en/of aanbrengen van eenvoudige energiebesparende middelen;
• samen met de gemeenten Hoogeveen en De Wolden meewerken aan een witgoedwissel, waarbij huurders oude apparaten konden omwisselen voor een energiezuinig apparaat op kosten van de gemeente, na een gesprek met een energiebesparingsadviseur;
• het verbeteren en vereenvoudigen van de informatie over het gebruik van technische installaties in onze woningen.

In 2024 hebben we de inzet van de energiebesparingsadviseurs geëvalueerd en geconcludeerd dat we de werkzaamheden van deze adviseurs in aangepaste vorm willen voortzetten. 

Als maatschappelijke organisatie heeft Actium ook een rol in het leveren van een bijdrage aan een aantal doelen.  Hoe Actium haar bijdrage levert aan de verschillende doelen ziet u hieronder.