Verslag Raad van Commissarissen
Inleiding
Met dit jaarverslag legt de Raad van Commissarissen verantwoording af over de wijze waarop zij invulling gaf aan de uitvoering van haar taken en bevoegdheden als toezichthouder, werkgever en klankbord/sparringpartner.
De Raad van Commissarissen richt zich daarbij primair op alles wat borgt en bevordert dat Actium zich inzet en in kan blijven zetten voor het thuis bieden aan al haar huurders en toekomstige huurders. En voor het samen met haar partners werken aan wijken waar draagkracht en draaglast van bewoners in een zodanig evenwicht blijven dat het daar voor iedereen goed wonen is.
Een solide basis
Het jaar 2022 begon, we zijn het al bijna weer vergeten, met een land in lockdown. Een heftige tijd, ook voor de huurders en medewerkers van Actium. Na dat begin in januari ging stap voor stap het land weer open. Zo zag je ook bij Actium dat elkaar in levende lijve ontmoeten weer meer mogelijk werd. Digitale contacten bleven, maar in beperktere zin. En daarmee kwam de organisatie in het nieuwe jaar mooi op gang.
Helaas viel kort voor de zomer onze bestuurder mevrouw M. Boeijen uit. Voor de korte termijn wisten we dat op te vangen door de heer A. van der Heide het bestuur te laten waarnemen. Daardoor moest hij wel de Raad van Commissarissen verlaten. Voor de wat langere termijn vonden we de heer R. Swart bereid zich als (interim) bestuurder aan Actium te verbinden. Hij startte op 1 oktober. Een andere belangrijke verandering was dat onze manager Klant en Strategie, de heer M. van Halteren, na een jarenlang dienstverband Actium verliet om bestuurder bij de collega’s van Woonconcept te worden. Na zijn vertrek is die functie inmiddels op interim-basis ingevuld. Het vertrek van de heer Van der Heide bracht met zich mee dat er ook een nieuwe commissaris moest worden benoemd.
Dat de organisatie een solide basis heeft werd in deze omstandigheden nog maar weer eens duidelijk. Het werk ging gewoon door, plannen voor enkele honderden nieuwe woningen konden door de Raad van Commissarissen worden goedgekeurd en er werden locaties aangekocht waarop rond de 100 woningen kunnen worden gerealiseerd.
Ook bleek uit de Aedes benchmark (een vergelijking tussen de prestaties van woningcorporaties) dat Actium het goed doet.
Voor een solide basis is ook een sterk financieel fundament nodig. En dat is er bij Actium. Dat wordt versterkt door het afschaffen van de verhuurdersheffing per 1 januari 2023. De mogelijkheden en de randvoorwaarden vanuit Actium om de grote opgaven in nieuwbouw, onderhoud en renovatie aan te kunnen zijn dus volop aanwezig. De uitdaging zal de komende tijd liggen in het daadwerkelijk realiseren van de opgaven. Immers, gebrek aan goede locaties kan een belemmering opleveren, regels kunnen in de weg staan, de gespannen arbeidsmarkt speelt een rol en de bouwkosten stijgen. Actium kan en wil die uitdaging graag aangaan!
Visie op toezicht
De Raad van Commissarissen van Actium is een professionele en betrokken raad, divers samengesteld met leden die vanuit hun eigen achtergrond en ervaring op gepaste afstand actief en doeltreffend toezicht houden. De raad van commissarissen heeft de juiste mix van ervaring en expertise, en is samen zeer sterk. Van belang is dat niemand voor eigen gewin gaat, het belang van Actium staat voorop. De raad is positief kritisch en open minded. De eigen kennis en wijsheid van de toezichthouders wordt gebruikt om te bevragen en nieuwsgierig te zijn om op die manier, onafhankelijk haar oordeel te vormen over de wijze waarop Actium haar maatschappelijke taak vervult. De (financiële) continuïteit, in aansluiting op het vastgestelde risicoprofiel, is randvoorwaardelijk voor de uitoefening van de maatschappelijke taak.
Verbinding op pijlers en kernwaarden
De analyse van de huidige positionering en kernwaarden - dienstbaar, loyaal, met respect, verantwoordelijk, empathisch, integer en met vertrouwen - van de raad sluit naadloos aan bij de strategische pijlers waar Actium voor staat, te weten: met oog voor ieder mens, vernieuwend, duurzaam en samen.
Rolopvatting
Bij de vervulling van haar taak richt de raad zich naar het te behartigen maatschappelijk belang, naar het belang van de betrokken stakeholders - primair de (toekomstige) huurders en de gemeenten - en naar het belang van de corporatie. Ze is daarbij helder in haar rolopvatting: de bestuurder bestuurt en de raad houdt toezicht. De richting en beleidskeuzes worden door de bestuurder bepaald, dat gaat over de maatschappelijke impact. De raad houdt toezicht en kijkt of de organisatie ook over langere tijd deze maatschappelijke impact kan leveren.
De raad vervult de rol van werkgever, toezichthouder en klankbord/sparringpartner.
Rol als werkgever
Als werkgever is een belangrijke taak van de raad het werven, selecteren en benoemen van de directeur-bestuurder. Een directeur-bestuurder die past bij de vraagstukken, van vandaag én (over)morgen, waar de corporatie zich voor gesteld ziet. Daarbij hoort het vaststellen van een bijbehorende en passende beloning, binnen de wettelijke kaders. Alsook het zorgdragen voor het bevorderen en blijvend ontwikkelen van kennis en competenties. Jaarlijks vindt een evaluatie-, reflectie- en ontwikkelgesprek plaats tussen de Raad van Commissarissen en de directeur-bestuurder. De raad beoordeelt jaarlijks het functioneren van de directeur-bestuurder.
In dit verantwoordingsgebied was 2022 een bijzonder en zeer intensief jaar, waarover later meer.
Rol als toezichthouder
In haar rol als toezichthouder is de raad belast met het toezicht op de uitvoering en realisatie van het algemene beleid, de financiële continuïteit en de sociaal, maatschappelijke doelstellingen. Daarbij houdt ze oog op de risico’s die de realisatie van de doelstellingen bedreigen. En ziet ze toe op de algemene gang van zaken binnen de corporatie. Ze doet dit vanuit een sterk omgevingsbewustzijn, met oog voor een steeds veranderende maatschappelijke context. De maatschappelijke bedoeling (en opgave) van de corporatie vormt daarbij het vertrekpunt.
Ze heeft als taak om besluiten van de directeur-bestuurder over belangrijke onderwerpen goed of af te keuren. Welke besluiten dat zijn is bepaald op grond van de statuten, eventuele aanvullende bepalingen in een bestuursreglement en/of de Governancecode 2020. De raad heeft hierbij een toezichts- en toetsingskader vastgesteld.
Als toezichthouder vergewist de raad zich ervan dat de door de directeur-bestuurder genomen/te nemen besluiten op goede gronden berusten en zorgvuldig tot stand zijn gekomen en ziet de raad erop toe dat de strategische, operationele en financiële doelstellingen worden gerealiseerd. Specifieke commissies, zoals de auditcommissie en de remuneratie- en selectiecommissie, adviseren de raad over onderwerpen binnen hun taakgebied en bereiden de besluitvorming voor. De raad is te allen tijde als geheel verantwoordelijk. Ook kunnen in specifieke gevallen leden van de raad een bepaald onderwerp samen met de werkorganisatie voorbereiden, alvorens dit in de voltallige raad ter tafel komt.
Rol als klankbord/sparringpartner
Als klankbord en sparringpartner zorgt de raad voor onderlinge reflectie tussen haarzelf en de directeur-bestuurder over de strategie in relatie tot de omgeving en bij omvangrijke operationele beslissingen, zoals het doen van grote investeringen. Het heeft voor de raad en voor de organisatie meerwaarde als de raad vroegtijdig op bepaalde ontwikkelingen wordt meegenomen.
Ook bevraagt de raad de directeur-bestuurder bij strategische beslissingen, zoals het aangaan van fusies of samenwerkingsverbanden, het oprichten van deelnemingen, organisatieaanpassingen, et cetera. De raad kan zelf proactief maatschappelijk relevante thema’s agenderen. Zo mogelijk wordt hierop in specials ingegaan, zodat er voldoende ruimte is voor een bredere benadering van bepaalde thema’s en er tevens een helder onderscheid is tussen de klankbord/sparringpartnerrol en de toezichthoudende rol.
Samenwerking en tegenkracht
Bij het vervullen van al deze rollen wordt uitgegaan van samenwerking waar dat kan en tegenkracht waar nodig. Spanningen die bij de invulling van taken kunnen ontstaan – bijvoorbeeld in de rol van sparringpartner enerzijds en kritisch toezichthouder anderzijds – worden in dialoog verkend en zo mogelijk opgelost. Waarbij de raad en de directeur-bestuurder zich aanspreekbaar opstellen en in onderlinge interactie leren.
Informatievoorziening en interne samenwerking
De raad verkrijgt haar informatie primair via de directeur-bestuurder. Daar ligt een actieve informatieplicht op de onderwerpen waar de raad toezicht op houdt. Daarnaast wordt de interactie en de samenwerking met het management – onder meer als deelnemers aan de vergadering en themasessies – als waardevol ervaren om feeling te houden met de (werk)organisatie.
Relatie stakeholders
De directeur-bestuurder is verantwoordelijk voor het contact met de stakeholders. De raad laat zich door de directeur-bestuurder jaarlijks informeren over de relevante belanghouders en de wijze waarop de organisatie hiermee in verbinding staat. De raad wordt door de directeur-bestuurder uitgenodigd bij strategische bijeenkomsten, zoals het opstellen van de strategische koers of kennissessies. De leden van de raad staan als individu midden in de samenleving en horen en zien veel, ze zijn daarbij open over hun rol bij Actium. De leden leggen actief verbinding als ze daarvoor gevraagd worden door de directeur-bestuurder.
In het contact met de stakeholders onderkent Actium twee rollen. De directeur-bestuurder is in gesprek met belanghebbenden over de beleidsvorming, het maken van afspraken en de verantwoording daarover. Het contact tussen de raad en de belanghebbenden gaat over het beleid dat gevoerd wordt/is en hoe daar toezicht op wordt gehouden (verantwoording).
Taken en bevoegdheden
De specifieke taken en bevoegdheden van de Raad van Commissarissen staan omschreven in de statuten. Deze vormen de basis voor haar handelen. De werkwijze van de raad is beschreven in het reglement Raad van Commissarissen. Hierin zijn onder meer opgenomen een profielschets voor de leden van de raad, regels over (her)benoemingen, schorsing en/of ontslag van de leden van de raad, onverenigbaarheden en taken van de raad.
Zelfevaluatie en samenwerking
Ieder jaar bespreekt de Raad van Commissarissen haar eigen functioneren en vinden er individuele gesprekken met de voorzitter plaats. Eens per twee jaar doet de raad dat onder onafhankelijke, externe begeleiding (art. 30 lid 11 sub b Woningwet). In december 2021 vond de zelfevaluatie onder externe begeleiding plaats. Gezien de verschillende personele wijzigingen in zowel bestuur als raad van commissarissen heeft de raad ervoor gekozen om ook de zelfevaluatie over 2022 onder externe begeleiding te laten plaatsvinden. De individuele gesprekken met de leden van de raad zijn in december afgerond. Eind januari 2023 is er een bijeenkomst van de raad van commissarissen met externe begeleiding.
Samenstelling van de Raad van Commissarissen
De Raad van Commissarissen van Actium bestond in 2022 uit zes leden. De heer Bruintjes is voorzitter en mevrouw Veldhuizen is vicevoorzitter. Gedurende het jaar is de heer Van der Heide afgetreden vanwege zijn tijdelijke aanstelling als waarnemer van de bestuurstaken bij Actium per 27 juni 2022.
De samenstelling van de raad komt overeen met de statutaire bepalingen van Actium. Actium streeft naar een evenwichtige verdeling van de Raad van Commissarissen. Naar het oordeel van de raad zijn haar leden onafhankelijk.
Per 31 december 2022 bestond de Raad van Commissarissen uit de volgende leden:
Naam | Functie | Huurders-voordracht | Benoemd tot eind | Zittings-termijn |
---|---|---|---|---|
De heer J.J. Bruintjes | Voorzitter | H | 2024 | 2e termijn |
Mevrouw Y.J.L. Geerdink | Lid | H | 2024 | 2e termijn |
De heer A. van der Heide* | Lid | 2022 | 2e termijn | |
De heer L. Bosdijk | Lid | 2023 | 1e termijn | |
Mevrouw D. Kasová | Lid | 2023 | 1e termijn | |
Mevrouw A.M. Veldhuizen | Vicevoorzitter | 2024 | 2e termijn |
Permanente educatie
Eén van de principes uit de Governancecode Woningcorporaties 2020 is dat leden van bestuur en Raad van Commissarissen hun kennis blijven ontwikkelen door middel van trainingen en cursussen. Daarbij wordt ook aandacht besteed aan gewenst gedrag. De afgesproken Permanente Educatie-systematiek is hierop van toepassing. Aedes heeft dit vastgelegd in een Reglement Permanent Educatie en de VTW in een notitie PE-systeem commissarissen. In 2022 is het volgende aantal PE-punten behaald:
Naam | Aantal PE-punten |
---|---|
J.J. Bruintjes | 9 |
Y.J.L. Geerdink | 19 |
A. van der Heide | 9 |
L. Bosdijk | 8 |
D. Kasová | 11 |
A.M. Veldhuizen | 26 |
Hoofd- en/of nevenactiviteiten
J.J. Bruintjes | - Adviseur demografische ontwikkeling/procesbegeleider |
---|---|
- Voorzitter stichting Geopark de Hondsrug | |
- Voorzitter PvdA gewest Drenthe (tot 1 juli 2022) | |
- Voorzitter raad van toezicht stichting BCM Woonzorg | |
- Voorzitter Lokale Actie Groep Leader Zuid-Oost Drenthe | |
- Lid raad van toezicht Zorggroep Tangenborgh | |
- Voorzitter raad van toezicht Stichting Ultiem (openbaar basisonderwijs Hoogezand-Sappemeer) | |
- Bestuurslid stichting Hunebed Highway Business Club | |
Y.J.L. Geerdink | - Coach en organisatiecoach Yvonne Geerdink |
- Interim bestuurder Stichting Querido Groningen | |
- (plaatsvervangend) lid van de Adviescommissie Geschilbeslechting Woningwet op voordracht van Aedes | |
- Voorzitter bestuur Stichting Vrienden van Turiani-hospital, Tanzania | |
- Voorzitter RvT van de stichting Cultuurzaam en de daarin verbonden stichtingen K&C, ICO en Cultuurklik | |
A. van der Heide | - Interim coaching en adviesbureau |
L. Bosdijk | - Zelfstandig adviseur |
- Lid bestuur Vereniging van Eigenaars Ondersplitsing complex Prinsesseweg-Wilhelminakade Groningen | |
- Lid raad van commissarissen Economic Board Groningen | |
- Lid raad van commissarissen Euroborg NV | |
D. Kasová | - Eigenaar Lubka B.V. |
- Directeur Economic Board Noord-Nederland (tot 1 april 2022) | |
- Lid MT/teamleider business development en innovatie a.i. Horizon Flevoland | |
- Honorair Consul Slowaakse Republiek | |
- Lid Bestuur Corps Consulair Nederland | |
- Lid raad van toezicht Kunstpunt Groningen | |
- Lid raad van toezicht SKSG | |
- Lid bestuur Stadsschouwburg de Harmonie | |
A.M. Veldhuizen | - CEO/owner Veldhuizen Solutions |
- CFO a.i., Inducon zwembadtechniek B.V. | |
- Lid raad van commissarissen Woonwaard (voorzitter auditcommissie financiën) | |
- Lid raad van toezicht Treant Zorggroep (vice-voorzitter, lid auditcommissie | |
financiën, voorzitter remuneratiecommissie) | |
- Lid raad van toezicht Sensire (lid auditcommissie financiën) | |
- Lid Tuchtcollege Raad van Beheer Kynologisch gebied | |
- Mede-eigenaar Amniro B.V. | |
- (Oproep)touringcarchauffeur bij Lanting Reizen |
Activiteiten van de Raad van Commissarissen
Vergadering en overleg belanghebbenden
In 2022 vonden negen reguliere vergaderingen van de Raad van Commissarissen plaats. Naast deze vergaderingen waren er besprekingen in de verschillende commissies. De raad sprak verder eenmaal met de Ondernemingsraad en eenmaal met de huurdersorganisatie MEVM. De directeur-bestuurder, de leden van het managementteam en de businesscontroller waren aanwezig bij de bijeenkomsten van de Raad van Commissarissen.
Reguliere onderwerpen die op onze agenda stonden waren de tertiaalrapportages, het jaarverslag en de jaarrekening (in het bijzijn van de onafhankelijke accountant), de managementletter en het jaarplan 2022 inclusief financiële meerjarenbegroting 2023-2027. De zelfevaluatie is doorgeschoven naar januari 2023.
De jaarlijkse wijkschouw vond plaats op 11 april en werd bijgewoond door de voltallige raad, de leden van het managementteam en een delegatie medewerkers uit de organisatie. Het thema van de wijkschouw was ‘Werken aan de wijk’. De raad keek op twee plekken mee hoe we, soms met vallen en opstaan, samen met bewoners en partners bouwen aan een sociaal en fysiek fitte wijk. Waar de woningen en woonomgeving op orde zijn. Waar te zien is wat de pijlers onder onze strategische koers in de praktijk inhouden. Met oog voor ieder mens, duurzaam, vernieuwend én samen.
Tijdens de wijkschouw is ruimte gemaakt voor een korte vergadering, waarin de aankoop van een locatie aan de Raad van Commissarissen werd voorgelegd.
Op 19 april werd een special georganiseerd met als thema ‘keuzes portefeuillestrategie’.
Op 27 juni heeft naast de reguliere vergadering een extra vergadering Raad van Commissarissen en Raad van Commissarissen/ managementteam plaatsgevonden in verband met de ontstane situatie als gevolg van het belet van de directeur-bestuurder.
In die vergadering heeft de raad besloten tot het terugtreden van de heer A. van der Heide uit de Raad van Commissarissen, zodat hij per direct als tijdelijke interim bestuurder zou kunnen waarnemen. Inmiddels was duidelijk dat we moesten rekenen op langdurige afwezigheid door ziekte van de bestuurder. Met die kennis is de Raad van Commissarissen ook direct op zoek gegaan naar een interim bestuurder voor de middellange termijn. Die is met ingang van 1 oktober 2022 aangesteld in de persoon van de heer R. Swart. De heer Swart is een ervaren corporatiebestuurder/ interim bestuurder. Met deze beide op elkaar aansluitende interim oplossingen heeft de raad de continuïteit bij Actium kunnen waarborgen.
In november 2022 heeft mevrouw M. Boeijen, de bestuurder van Actium, in goed overleg met de Raad van Commissarissen besloten zich geheel terug te trekken als bestuurder van Actium en zich volledig te focussen op haar herstel. De combinatie van persoonlijke omstandigheden en wat de rol van bestuurder bij Actium vraagt, heeft een te grote wissel getrokken op haar gezondheid.
De Raad van Commissarissen heeft in 2022 besluiten genomen over de volgende onderwerpen:
- honorarium Deloitte jaarrekeningcontrole 2021
- jaarverslag 2021 Actium, inclusief jaarrekening
- jaarrekening 2021 Dingspel Assen BV
- tijdelijke aanstelling waarnemer van de bestuurstaken
- benoeming interim directeur-bestuurder
- opdracht interim directeur-bestuurder
- auditplan Deloitte 2022
- voorgenomen besluit benoeming lid RvC met ingang van 1 januari 2023 (onder voorbehoud van zienswijze AW; inmiddels verkregen per 4-1-2023)
- draaiboek RvC met betrekking tot samenstelling 2023-2024
- verlenen ontslag en decharge directeur-bestuurder
Aan de volgende (voorgenomen) besluiten van de directeur-bestuurder heeft de Raad van Commissarissen goedkeuring verleend:
- initiatiefdocument herinrichting twee woonwagenlocaties Wethouder Bergerweg en Smetanalaan Assen
- procuratieregeling per 1 februari 2022
- aankoop locatie Burgemeester de Dreuplein Assen (voormalig Lidl-pand)
- kaderbrief 2023 en Omgevingsanalyse 2023
- visie op Opdrachtgeverschap
- inkoop- en aanbestedingsbeleid
- investeringsdocument verduurzaming kantoor Actium
- activiteitenoverzichten 2023 gemeenten
- verwerving locatie Eendrachtstraat Meppel
- portefeuillestrategie 2022-2032
- investeringsdocument realisatie 16 huurwoningen Norg
- investeringsstatuut 2023
- jaarplan 2023 inclusief financiële meerjarenbegroting 2023-2027
- intern controlejaarplan 2022
- go/no-go document nieuwbouw 36 appartementen De Steiger Assen
- go/no-go document nieuwbouw 40 appartementen Noordermaat Assen
- investeringsdocument nieuwbouw 96 huurwoningen Zilverschoonstraat Assen
- investeringsdocument nieuwbouw 39 huurwoningen Nansensstraat Assen
Regionale geschillencommissie
De Raad van Commissarissen heeft kennis genomen van het jaarverslag 2021 van de Regionale Geschillencommissie.
Klokkenluidersregeling
In het verslagjaar zijn bij de voorzitter van de Raad van Commissarissen geen meldingen gedaan in het kader van de klokkenluidersregeling.
De Raad van Commissarissen heeft kennis genomen van het jaarverslag 2022 van de vertrouwenspersoon.
Commissies
In 2022 waren twee raadscommissies werkzaam: een auditcommissie en een remuneratie- en selectiecommissie.
Auditcommissie
De auditcommissie bestond in 2022 uit mevrouw Veldhuizen (voorzitter), de heer Van der Heide (tot 27 juni) en de heer Bosdijk. De auditcommissie kwam in 2022 zeven keer bij elkaar, waarvan twee keer in aanwezigheid van de accountant.
Concerncontroller / Businesscontroller
Eind 2022 is op verzoek van de auditcommissie door de directeur-bestuurder besloten om de benaming van businesscontroller te veranderen in concerncontroller, om daarmee beter aan te sluiten bij de realiteit.
Naast de reguliere contacten voerde de auditcommissie één keer met de businesscontroller overleg buiten aanwezigheid van directeur-bestuurder.
Externe accountant
Vanwege de interne wisseling van partner bij Deloitte en veranderingen in bezetting van het controleteam heeft door de auditcommissie aanvullende afstemming plaatsgevonden en zijn nadere afspraken gemaakt over het controleproces.
Eén keer is er overleg gevoerd tussen de auditcommissie en de accountant buiten aanwezigheid van de directeur-bestuurder.
De auditcommissie heeft in 2022 veel aandacht besteed aan IT/ICT in breedste zin en is veelvuldig in gesprek geweest met het bestuur over de visie en strategie op informatiemanagement en ICT.
In de auditcommissie zijn verder onder andere de volgende onderwerpen aan de orde geweest:
- managementletter 2021 Deloitte
- (opzet) tertiaalrapportages
- effecten afschaffen verhuurderheffing
- procuratieregeling
- fraude risicoanalyse
- informatiebeveiligingsbeleid
- accountantsverslag 2021
- jaarverslag 2021 Actium, inclusief jaarrekening
- jaarrekening 2021 Dingspel Assen BV
- strategische risicoanalyse
- accountant
- opdracht accountant
- uitkomsten IBW 2022
- visie op strategie op informatiemanagement en ICT
- softcontrols
- ziekteverzuim
- investeringsstatuut
- auditplan Deloitte
- jaarplan 2023 inclusief financiële meerjarenbegroting
- intern controleplan 2022
- managementletter 2022 Deloitte
Remuneratie- en selectiecommissie
De commissie bestond in 2022 uit mevrouw Geerdink (voorzitter), mevrouw Kasová en de heer Bruintjes.
Op 31 januari 2022 heeft de commissie het halfjaarlijks functioneringsgesprek gevoerd met de bestuurder. In dit gesprek meldt de bestuurder ons haar voortgang in het vinden van haar rol en positie bij Actium en in de samenwerking met de MT leden en de Raad van Commissarissen. Actium is goed op koers.
Vanaf medio mei heeft de remuneratiecommissie diverse gesprekken gevoerd. Zowel als commissie apart, met de bestuurder en met een externe die in opdracht van de Raad van Commissarissen enkele gesprekken heeft gevoerd met het managementteam en de bestuurder. Vanaf eind juni heeft de remuneratiecommissie of een delegatie daarvan het contact onderhouden met de vanwege ziekte afwezige bestuurder. Daarnaast heeft de commissie de werkzaamheden ten behoeve van werving, aanstelling, opdracht en begeleiding voor de interim bestuurder verricht.
Beoordeling bestuurder
Het beoordelingsgesprek met de bestuurder, normaliter te houden in juni, heeft in 2022 vanwege ziekte van de bestuurder niet plaatsgevonden.
Nevenfuncties
Mevrouw Boeijen vervulde gedurende het eerste halfjaar van 2022 de volgende nevenfuncties:
2019 – heden Lid deelnemersraad Stichting Waarborgfonds Sociale Woningbouw
2020 – heden Lid raad van toezicht Stichting Openbaar Onderwijs Zwolle (OOZ)
2020 – heden Lid raad van toezicht Stichting De Ambelt
2021 – heden Lid bestuur Nederlandse Vereniging Bestuurders Woningcorporaties
Permanente educatie directeur-bestuurder 2022
Mevrouw Boeijen heeft in de eerste helft van 2022 24 PE-punten behaald.
Werving nieuw lid Raad van Commissarissen
Vooruitlopend op het geplande aftreden van de heer A. van der Heide per 31-12-2022 heeft de Raad van Commissarissen in het voorjaar van 2022 de voorbereidende werkzaamheden voor de werving en selectie van een nieuw lid opgepakt. Met input van de voltallige raad, MEVM, de bestuurder en de OR heeft de remuneratiecommissie een profielschets, de keuze voor een extern bureau en een procedure voorbereid. In de loop van het voorjaar is Whyz (de heer P. Riedstra) aangetrokken om de Raad van Commissarissen bij dit proces te ondersteunen. Openbare werving en search leverden een prachtige oogst van ruim 50 geïnteresseerde kandidaten op. In oktober heeft de selectiecommissie bestaande uit mevrouw Kasová, de heer Bruintjes, de heer Oostland (MEVM) en mevrouw Geerdink met ondersteuning van de heer Riedstra van Whyz de eerste ronde gesprekken gevoerd. In de tweede ronde heeft een commissie bestaande uit mevrouw Veldhuizen, de heer Bosdijk en mevrouw Geerdink de keuze voor de te benoemen kandidaat definitief gemaakt.
Volgend op de werving en selectie van een nieuw lid per 1-1-2023 heeft de Raad van Commissarissen zich voorbereid op het eerstvolgende moment van aftreden en benoemen van nieuwe leden. Besloten is om na het aftreden van drie leden per 31-12-2024 de omvang van de Raad van Commissarissen terug te brengen tot vijf leden. Ook heeft de raad een werkwijze afgesproken waarmee het gelijktijdig aftreden van voorzitter, vicevoorzitter/ voorzitter auditcommissie en voorzitter remuneratiecommissie zorgvuldig opgevangen kan worden.
Bezoldiging bestuurder en Raad van Commissarissen
Actium volgt bij het bepalen van de bezoldiging van de directeur-bestuurder en de Raad van Commissarissen de wet normering topfunctionarissen (WNT). Op basis van het aantal verhuureenheden en het aantal inwoners van de grootste gemeente waar de corporatie minimaal twintig procent van de verhuureenheden heeft, is Actium ingedeeld in klasse G. Deze klasse kent een bezoldigingsmaximum van € 203.000 in 2022.
Bezoldiging directeur-bestuurder M. Boeijen, periode 1-1-2022 t/m 30-11-2022 | ||
Totaal vast inkomen | 162.123 | |
Compensatie aanpassing pensioenopbouw vaiabel inkomen | 0 | |
Bijtelling auto van de zaak (minus eigen bijdragen) | 6.573 | |
Belastbare vaste en variabele onkostenvergoedingen | 0 | |
Beloningen betaalbaar op termijn | 17.387 | |
Totaal | 186.083 | |
Bezoldiging directeur-bestuurder a.i., A. van der Heide, periode 01-07-2022 t/m 30-09-2022 | ||
Totaal vast inkomen | 25.920 | |
25.920 | ||
Bezoldiging directeur-bestuurder a.i., R. Swart, periode 01-10-2022 t/m 31-12-2022 | ||
Totaal inkomen | 46.650 | |
BTW | 9.797 | |
Reiskostenvergoeding | 707 | |
57.154 |
Naam | Honorering | Onkosten-vergoeding | Premie aansprakelijkheids-verzekering | BTW | Totaal |
De heer J.J. Bruintjes | 22.656 | 895 | 574 | 0 | 24.125 |
Mevrouw Y.J.L. Geerdink | 15.108 | 825 | 574 | 0 | 16.507 |
De heer A. van der Heide | 8.813 | 30 | 335 | 0 | 9.178 |
De heer L. Bosdijk | 15.108 | 668 | 574 | 0 | 16.350 |
Mevrouw D. Kasová | 15.108 | 520 | 574 | 0 | 16.202 |
Mevrouw A.M. Veldhuizen | 15.108 | 2.701 | 574 | 0 | 18.383 |
Totalen | 91.901 | 5.639 | 3.205 | 0 | 100.745 |
Toepassing en naleving gedragscode
De Raad van Commissarissen streeft de principes uit de Governancecode Woningcorporaties na. Ze volgt hierbij het principe pas toe of leg uit. Volgens het reglement Raad van Commissarissen neemt ieder lid voor zijn functioneren de principes van de geldende Governancecode, alsmede het Integriteitsbeleid van Actium als uitgangspunt.
Tegenstrijdige belangen
Ons beleid is er op gericht dat elke vorm van belangenverstrengeling wordt vermeden. In het verslagjaar heeft zich op geen enkele wijze enige vorm van belangenverstrengeling van de commissarissen voorgedaan.
Vaststelling van de jaarstukken
In dit verslag treft u het volkshuisvestingsverslag en de jaarrekening 2022 aan. Het verslag is opgesteld door het bestuur. De jaarrekening is door Deloitte onderzocht en van een goedkeurende verklaring voorzien. Daarnaast heeft Deloitte het jaarverslag beoordeeld.
In de vergadering van de Raad van Commissarissen op 26 juni 2023 heeft de raad de jaarstukken vastgesteld. In dezelfde vergadering heeft de raad van commissarissen bij afzonderlijk besluit decharge verleend aan de directeur-bestuurder voor het gevoerde beleid.