03 Bedrijfsvoering

Elke dag werken we met ruim 170 bevlogen collega’s aan onze missie: een thuis voor onze huurders, nu en in de toekomst. Onze strategische koers is daarbij het kompas voor ons denken en doen. Belangrijke waarden voor ons zijn:

• Oog voor ieder mens
• Duurzaam
• Vernieuwend
• Samen

De strategische koers geeft richting aan de keuzes die we maken en de activiteiten die we uitvoeren. Naast houvast geeft de koers ook voldoende ruimte om mee te bewegen met ontwikkelingen. Elk jaar maken we een omgevingsanalyse. We kijken welke demografische, economische, sociaal maatschappelijke, technologische, ecologische en politieke ontwikkelingen van invloed zijn op onze volkshuisvestelijke opgaven. Zo bepalen we de focuspunten voor het komende jaarplan.  

Een aantal opgaven uit onze strategische koers is groot, complex en onvoorspelbaar door de snel veranderende maatschappelijke context. Deze opgaven kunnen we alleen realiseren als we meerjarig en in samenhang activiteiten uitvoeren, binnen onze organisatie en met onze samenwerkingspartners. We sturen hierop vanuit drie programma's, waarin we werken aan de volgende doelstellingen:

• Programma Wonen, Welzijn & Zorg: samen meer ouderen en kwetsbare doelgroepen goed thuis laten wonen.
• Programma Vernieuwend Actium: meer lef, plezier, kennis en kunde om te blijven verbeteren en vernieuwen.
• Programma Duurzaam Actium: verkleinen van onze ecologische voetafdruk door met al onze activiteiten niet meer CO₂ en andere schadelijke stoffen uit te stoten dan de aarde kan verwerken.

De activiteiten die hebben bijgedragen aan het behalen van deze doelen, leest u door het hele jaarverslag heen. Vanuit de programma’s sturen we op samenhang van de activiteiten en houden we in de gaten of de programmadoelen worden gehaald. De drie programma’s liggen eind 2022 aardig op koers. Wel merken we dat aandacht voor en actualisatie van de programmadoelen nodig is. De thema’s blijven onverminderd belangrijk voor ons.

Continue organisatieontwikkeling en waardevolle gesprekken 
Op initiatief van onze Ondernemingsraad onderzochten we hoe we bij Actium omgaan met strategische personeelsplanning en met de waardevolle gesprekken (onze gesprekscyclus tussen leidinggevenden en medewerkers). In een aantal werksessies verkenden we de theorie en goede voorbeelden op dit gebied. Daarnaast inventariseerden we alle HRM-instrumenten die Actium in huis heeft voor personeelsontwikkeling. Tenslotte gingen we via een zogeheten ‘vissenkomsessie’ in gesprek met leidinggevenden en collega’s over hun ervaringen.

Op basis van de werksessies hebben we het proces verbeterd. Het proces van ‘continue organisatieontwikkeling’ hebben we zichtbaar gemaakt in een praatplaat. Voor de waardevolle gesprekken hebben we ook een praatplaat gemaakt, aan de hand van het Huis van Werkvermogen. En we zorgden dat ons functiegebouw weer up-to-date werd. Zo gebruiken we in alle teams dezelfde basis. En zo ontstaat er ook een beter organisatie-breed beeld van alle teamontwikkelingen. Dit biedt ook betere mogelijkheden voor interne doorstroming.

Binden en boeien
In 2022 verwelkomden we 31 nieuwe collega’s. Dat maakte dat we dit jaar veel aandacht besteedden aan het inwerken van nieuwe collega’s. Ze leerden hun werk, hun collega’s en samenwerkingspartners en, in sommige gevallen, ook onze sector kennen. Nieuwe collega’s brengen frisse blikken en nieuwe ervaring mee. Via het introductieprogramma “Hé? Hûh! Raar…” vragen we bewust naar hun verwondering: wat valt je op aan Actium, wat verbaast je, welke verbeteringen zie je? Dit levert waardevolle informatie op voor verbetering.

De gesprekken met de 30 collega’s die vertrokken, leverden ook waardevolle informatie op. Ze waarderen de warme en ondernemende sfeer binnen Actium, de ruimte die er is voor initiatieven en ontwikkeling. Vertrekredenen zijn logische loopbaanstappen, ervaren werkdruk en te weinig interne doorgroeimogelijkheden.

Hoewel het voor een organisatie gezond is dat er verloop van personeel is, was het in 2022 een aandachtspunt. Hoewel er nieuwe kennis en ervaring binnenkomt, verdwijnt er ook belangrijke kennis en ervaring. In de waardevolle gesprekken besteden we daarom aandacht aan de vraag: Wat bindt en boeit jou in je werk bij Actium? Waarin wil je je ontwikkelen? Wat heb je nodig om je werk bij Actium goed en met plezier te blijven doen? In de huidige arbeidsmarkt is het belangrijk om een aantrekkelijke werkgever te zijn en te blijven. 

Bestuurswissel
In juli 2022 legde directeur-bestuurder Monique Boeijen haar werk neer om gezondheidsredenen. Anne van der Heide, lid van onze Raad van Commissarissen, verving haar gedurende drie maanden. Voor de langere termijn verbond Rein Swart zich vanaf oktober 2022 aan Actium, op  interimbasis. In november 2022 besloot Monique Boeijen haar functie definitief neer te leggen. In 2023 gaan we daarom op zoek naar een nieuwe directeur-bestuurder.

Hybride werken
We begonnen het jaar nog in een lockdown, waardoor we ons werk moesten aanpassen en veel collega’s thuis werkten. Gelukkig konden we elkaar vrij snel weer in de wijken en op kantoor ontmoeten. We merken hoe belangrijk ontmoeting is voor samenwerking, verbinding en creativiteit. De geleerde lessen tijdens de coronacrisis schreven we op in onze visie op hybride werken. De kern: de voordelen en flexibiliteit van elders werken houden we vast, zoals digitaal samenwerken, minder reistijd en een werkplek kiezen die past bij je werk. Maar onze thuisbasis is in de wijk en op kantoor. Daar ontmoeten we elkaar. Elk team bepaalt met elkaar wat een geschikte hybride vorm is voor het werk. 

Meer, anders en duurzaam (MAD)
Een aantal demografische, economische en ecologische ontwikkelingen maakt dat we Meer, Anders en Duurzaam (MAD) moeten bouwen. Te denken valt aan een veranderende samenstelling van huishoudens, stijgende bouwkosten en tekort aan grondstoffen. Dit vraagt een andere manier van werken, binnen Actium en met samenwerkingspartners. In 2022 werkten multidisciplinaire werkgroepen aan thema’s als innovatief ontwerp en realisatie, een andere vorm van opdrachtgeverschap, inkoop en contractbeheer, gebruik van data en leren & innoveren. In een grote finale, in de vorm van een talkshow en een kenniscarrousel, presenteerden de werkgroepen deze nieuwe manieren van werken aan hun collega’s.

Energie-LAB
We blijven de werkwijze van ons innovatieLAB inzetten om te verbeteren en vernieuwen. Zoals bij de MAD-werkgroepen. En bij het urgente vraagstuk over energiearmoede. Dit LAB leverde in twee dagen 140 ideeën op. Deze worden nu door een multidisciplinaire kerngroep gebundeld en uitgevoerd.

Vernieuwen met samenwerkingspartners
In 2022 hebben we onverminderd doorgezet in samenwerking met partners. We initieerden en participeerden in een aantal  samenwerkingsverbanden, zoals Mijn Buurt Assen (MBA), Thuiskompas en Bouwstroom Noord. We merken dat we er niet meer om heen kunnen; in complexe vraagstukken moeten we sámen optrekken, kennis delen en naar oplossingsrichtingen zoeken. Samen hebben we meer impact in belangrijke, maatschappelijke vraagstukken.

Bezetting
Actium had op 31 december 2022 149,1 fte in dienst, waarvan 17,8 fte met een bepaalde tijd contract. We maken ook gebruik van 13,5 fte aan externe inleen. Inleen bestaat uit medewerkers die zijn ingehuurd op detacheringsbasis of als zzp'er.

De begroting over 2022 is 159,5 fte (zowel interne als externe medewerkers). De daadwerkelijke totale realisatie valt iets hoger uit dan de begroting. Met deze extra formatie is geanticipeerd op een aantal ontwikkelingen in de organisatie.

Een van deze ontwikkelingen is het borgen van kennisoverdracht. Een aantal medewerkers gaat in de nabije toekomst met pensioen. Door te kiezen voor een tijdelijke overlap, worden de medewerkers goed ingewerkt op deze functies en sluiten de medewerkers die met pensioen gaan hun loopbaan op een goede manier af.

Ondanks dat we zien dat in bepaalde beroepsgroepen functies lastig vervulbaar zijn, merken we dat het ons nog steeds lukt om deze posities in te vullen, al dan niet met hulp van externe bureaus of langere wervingsperioden. We hebben voor verschillende functies nieuwe medewerkers aan ons weten te binden. Voor hen is ook de tijd en capaciteit vrijgemaakt om ze goed in te werken. Dit laatste is ook met het doel om beter te voorzien in de werkstromen en op langere termijn minder gebruik te maken van externe inhuur.

In- door- uitstroom
In 2022 zijn er 31 nieuwe medewerkers in dienst getreden bij Actium (29,1 fte), 30 medewerkers zijn uitgestroomd (26,2 fte). De redenen van uitstroom zijn terug te herleiden naar stagiaires (6 medewerkers), pensionering (7 medewerkers), loopbaanstap (13 medewerkers) en 4 medewerkers met VSO (vaststellingovereenkomst). Vanaf september 2022 monitort HRM actief de doorstroom in de organisatie, dus over geheel 2022 zijn de aantallen niet volledig. In 2023 rapporteren we elke vier maanden hierover en in de jaarrapportagerapporten.

Functieontwikkelingen & salariskosten
In 2022 is Actiumbreed gestart met het proces functieactualisatie. Dit betekent inhoudelijk dat bij alle functies wordt gekeken of de functiebeschrijving nog aansluit bij de doelstellingen van de afdeling en de organisatie, nu en in de nabije toekomst. Functieactualisatie kan in sommige gevallen leiden tot functieverzwaring en daarmee een hogere inschaling. Om deze reden kan functie-actualisatie invloed hebben op salariskosten in 2022 en verder.

De kosten zijn hoger uitgevallen dan begroot. Dit komt met name door nabetaling in verband met hogere inschaling en hogere en duurdere inzet van externe inleenkrachten. Het proces van continue functie-, team- en organisatieontwikkeling helpt om de medewerkers bewust op de toekomst voor te bereiden en ondersteuning te bieden waar dat nodig is. Het afgelopen jaar is hier volop aandacht aan besteed door middel van het waardevolle gesprek. We willen graag dat iedere medewerker goed, gezond en gemotiveerd aan het werk is. Doordat medewerkers regelmatig een waardevol gesprek voeren met hun leidinggevende wordt gezamenlijk een vinger aan de pols gehouden of dat ook het geval is.

Er wordt bij de waardevolle gesprekken gebruik gemaakt van het Huis van Werkvermogen als hulpmiddel. Deze bestaat uit een aantal verdiepingen waarover je in gesprek gaat om huidig en toekomstig werk goed, gezond en gemotiveerd uit te voeren. 

Het gemiddelde verzuimpercentage Actiumbreed is op 31 december 2022 5,9 procent. Daarmee is de trend dalende vergeleken met de maandelijkse en periodieke cijfers over 2022. In het begin van 2022 was een stijging van kortdurend verzuim te zien, grotendeels veroorzaakt door het coronavirus. Het jaarpercentage wordt voornamelijk bepaald door langdurig verzuim en veel minder door kortdurend verzuim.

Van de medewerkers met een verzuimduur langer dan zes weken is de oorzaak van verzuim als volgt verdeeld: psychische klachten (44 procent), corona (28 procent), overige ziekten (28 procent) en fysiek werk gerelateerd (0 procent). Hieruit blijkt dat een relatief hoog aantal medewerkers verzuimt vanwege psychische klachten en een aanzienlijk percentage medewerkers dat uitgevallen is door corona (dat vaak leidt tot langdurig verzuim). Ook bij uitval door psychische klachten speelde de coronacrisis regelmatig een duidelijke rol in het ontstaan van de klachten.

Ter preventie van uitval door psychische klachten blijft vroegtijdig contact hierover tussen de leidinggevende en medewerker (ter signalering, zeker bij werk gerelateerde knelpunten/oorzaken), evenals tussen bedrijfsarts en medewerker (preventief spreekuur) van groot belang om langdurige uitval te voorkomen.

In 2022 hebben twee medewerkers gebruik gemaakt van een preventief consult. Daarnaast is er in 2022 aandacht besteed aan het waardevolle gesprek tussen leidinggevende en medewerker aan de hand van het Huis van Werkvermogen. Dit gaan we continueren.

Het aansluiten van de leidinggevende bij het spreekuur van de bedrijfsarts ter bespreking van het re-integratieadvies is met name in de laatste maanden van 2022 onder de aandacht gebracht en daarop wordt meer gestuurd voor komend jaar. Dit bevordert de duiding van het advies en de vertaling naar praktische uitvoering van het re-integratieadvies.

Dit geldt ook voor het preventieve spreekuur en het verzorgen van trainingen voor leidinggevenden om vroege signalen van psychische klachten bij medewerkers te herkennen en daarop te acteren.

We zien dat de realisatie van de gemaakte opleidingskosten lager is dan begroot. De oorzaak hiervan zien we in verschillende organisatiebrede ontwikkelingen. Zo is het ICT project Samen Bouwen aan de Actium Cloud Omgeving (BACO) in september 2022 gestart, waardoor minder tijd beschikbaar was voor meerdere afdelingen om te besteden aan opleiding en ontwikkeling.

Door het hele jaar heen zijn er ook verscheidene functies geactualiseerd en is er aandacht geweest voor afdelingsspecifieke ontwikkelingen. Bij deze ontwikkelingen was behoefte aan interne begeleiding. Hier is invulling aan gegeven door onder andere coaching on the job en teambegeleiding in plaats van het externe scholingsaanbod.

Teammanagers en sectormanagers willen in 2023 actiever invulling geven aan opleidingsplannen. We zien de behoefte om voornamelijk op functie en sub-team niveau opleidingsplannen te maken. HRM is daarnaast bezig te faciliteren in een opleidingsagenda waarin de jaarlijks terugkerende opleidingen per afdeling inzichtelijk worden gemaakt.

In 2022 hebben we onze visie en strategie op ICT bij Actium herijkt en opnieuw vastgesteld. In deze visie hebben we drie belangrijke pijlers benoemd, te weten: 

• de basis op orde
• optimale IT waarde
• vernieuwen

2022 stond vooral in het teken van de basis op orde krijgen, met onder meer het migratietraject naar een nieuwe leverancier, het verbeteren van de beveiliging van onze informatie en het verbeteren van ons primaire systeem, onder andere door een upgrade uit te voeren. Met de migratie is ook de digitale werkplek verbeterd en overgezet naar M365 in de cloud. Daarmee is de basis gelegd voor modern digitaal samenwerken. 

De toegevoegde IT waarde en het bieden van goede ondersteuning aan de primaire processen om het werk verder te verbeteren en te ondersteunen bij IT-oplossingen, is door de migratie enkele maanden wat minder aan bod gekomen. Hier gaan we in 2023 volop op inzetten. Wel is er ondertussen stevig doorgewerkt aan het verbeteren van onze datakwaliteit en de beschikbaarheid van data en informatie. 

Informatiebeveiliging heeft sterk de aandacht, als onderdeel van ons risicomanagement. Aan het begin van 2022 hebben we ons informatiebeveiligingsbeleid herijkt en opnieuw vastgesteld. Dit naar aanleiding van een externe, onafhankelijke nulmeting. De mogelijke verbeteringen die hieruit naar voren zijn gekomen zijn vervat in een meerjarig plan van aanpak, bedoeld om te komen tot verbetering van onze informatiebeveiliging. We zijn meteen gestart met de uitwerking van dit plan.

Om goed voorbereid te zijn op de toekomst zijn er verdere verbeteringen doorgevoerd in ons ICT landschap. Zo zijn we van leverancier veranderd voor wat betreft het werkplek- en technisch beheer. Met deze migratie verwachten we een stabieler en veiliger ICT landschap te krijgen. Hiermee zijn we ook beter voorbereid op het werken in de cloud en daarmee het veilig samenwerken met collega's intern maar zeker ook met onze partners extern.

Net als andere jaren heeft Actium dit jaar weer meegedaan aan de Aedes benchmark. Hiervoor leverden wij gegevens aan over het huurdersoordeel, bedrijfslasten, duurzaamheid, onderhoud & verbetering en beschikbaarheid & betaalbaarheid. Ook namen diverse medewerkers deel aan verdiepende sessies over de benchmarkuitkomsten en de benchlearningsessies. Tijdens deze sessies wisselen we ideeën uit met andere corporaties over hoe we werken, met als doel om van elkaar te leren en waar mogelijk onze diensten, producten of processen te verbeteren.

In onderstaande factsheet staan de uitkomsten van onze resultaten over 2022 afgezet tegen de gemiddelde scores van andere corporaties. Over het algemeen zijn we tevreden over onze scores, maar we blijven natuurlijk altijd streven naar verbetering. Bij de opgave 'Tevreden huurders' is ook informatie te lezen over de benchmark en hoe Actium presteert. 

We vinden een goede samenwerking met gemeenten in ons werkgebied belangrijk. Zo hebben we op ambtelijk en bestuurlijk niveau regelmatig contact. Jaarlijks maken we samen met MEVM en de gemeenten prestatieafspraken waarin we aangeven wat we bijdragen aan de volkshuisvestelijke opgaven in de verschillende gemeenten. In alle gemeenten werken we met meerjarige prestatieafspraken en/of raamovereenkomsten. In de gemeenten Meppel en Ooststellingwerf zijn dit jaar nieuwe meerjarige prestatieafspraken opgesteld. In de andere gemeenten zijn de huidige meerjarige prestatieafspraken of raamovereenkomsten opnieuw bekrachtigd en waar nodig aangevuld voor 2023. 

De volgende tabel laat zien voor welke periode we prestatieafspraken hebben gemaakt met de gemeenten.

We vinden het belangrijk om in gesprek te blijven met (toekomstige) gemeenteraadsleden. We organiseerden daarom ook in 2022 weer masterclasses. Dit jaar hebben we samen met de andere betrokken corporaties in de gemeenten Hoogeveen, Meppel, Midden-Drenthe, Westerveld en Assen een masterclass gegeven. De opzet van de avond verschilt per gemeente, maar het doel van alle masterclasses is om kennis over de volkshuisvesting en sociale huur te delen. Tijdens alle masterclasses voerden we waardevolle gesprekken met de raadsleden over alle opgaven waar wij als corporatie voor staan.

We werken in Drenthe met alle gemeenten, woningcorporaties en de provincie samen om in totaal 13.000 woningen te bouwen. Dit is afgesproken in de Woondeal die op 21 december door minister Hugo de Jonge is ondertekend. Een deel van deze opgave gaat om sociale huur. Als corporaties hebben we onze steun voor de ambities in de deal uitgesproken en we gaan ons uiteraard inzetten om ons deel van de opgave te vervullen. 

In Drenthe hebben we een actieve rol op ons genomen. We waren onderdeel van de ambtelijke klankbordgroep, ter advisering van de provincie. Hiermee hebben wij geborgd dat de door de gemeente opgenomen aantallen sociale huur zijn gebaseerd en overeenkomen met de in de woningmarktonderzoeken aangetoonde lokale behoeften.

Vorig jaar zijn er voor zes gemeenten in ons werkgebied gezamenlijke woningmarktonderzoeken opgeleverd. Op basis hiervan zijn in 2022 verschillende gemeenten gestart met het opstellen van een nieuwe woonvisie. Op verschillende momenten zijn wij betrokken geweest bij het opstellen van deze woonvisie door middel van klankbordgroepen, themasessies en/of het geven van een zienswijze. In de gemeenten Midden-Drenthe, Ooststellingwerf, De Wolden, Meppel, Noordenveld en Hoogeveen is dit jaar een nieuwe woonvisie vastgesteld of is het proces om te komen tot een woonvisie gestart. 

Ook op wijk, buurt en dorpsniveau denken we actief mee en geven we input bij het opstellen van bijvoorbeeld wijkvisies of wijkuitvoeringsplannen. 

In de samenwerking met onze maatschappelijke partners heeft in 2022 de focus gelegen op het borgen van Weer Thuis in de samenwerking tussen gemeenten, zorgaanbieders en corporaties. Daarnaast zijn op basis van Weer Thuis samenwerkingsovereenkomsten tussen zorgaanbieders en corporaties gesloten. In Midden-Drenthe heeft de samenwerking in WelWoZo (welzijn, wonen, zorg) verder vormgegeven en in Assen is gezamenlijk vanuit Mijn Buurt Assen aan leefbaarheid gewerkt. Tot slot zijn er meerdere gebiedsontwikkelingen opgestart voor het organiseren van een keten van zelfstandig wonen tot verpleeghuis in de samenwerking van welzijn, wonen en zorg.

Bedrijfsvoering

Ecologisch verantwoord werken willen we in onze gehele bedrijfsvoering doorvoeren, dus niet alleen via duurzaamheidsinvesteringen in onze woningen. Zo zijn we in 2022 gestart met het verder verduurzamen van ons kantoorgebouw, door onder andere nog meer zonnepanelen te plaatsen. Op deze manier kunnen we ook in de toekomst voldoende groene energie opwekken om de auto's en fietsten op te kunnen laden, waarmee we onze vervoersbewegingen vergroenen. Om groen reizen te stimuleren onder onze medewerkers passen we onze arbeidsvoorwaarden aan. Die worden in 2023 geformaliseerd.

Inkoop

Door zelf het goede voorbeeld te geven, willen we onze leveranciers en partners stimuleren om meer ecologisch te gaan werken. Ook delen we onze filosofie van The Natural Step met onze stakeholders, zodat zij begrijpen waarom wij welke keuzes maken. Bij het inkopen van materialen en diensten houden we zo veel mogelijk rekening met onze uitgangspunten. Zo kopen we onder meer steeds vaker circulaire materialen in. 

Huurdersgedrag

Ook onze huurders stimuleren we om duurzamer om te gaan met onder meer energie, zowel vanuit onze duurzaamheidsgedachte, maar zeker ook uit hoofde van de betaalbaarheid. Daarin trekken we samen op met onze huurdersorganisatie met onder andere de inzet van energiecoaches. 

Omdat we ons, zeker ook vanuit betaalbaarheid, zorgen maken over de toename van de energielasten, hebben we eind 2022 een kernteam Energiecrisis opgezet. Het doel van dit kernteam, bestaande uit een aantal medewerkers van Actium, is om tot een crisisaanpak te komen die tot snelle acties in het belang van onze huurders leidt. Concrete acties die hieruit zijn voortgevloeid en die reeds in gang zijn gezet of in 2023 worden opgepakt zijn: 

• het verbeteren van de informatievoorziening over energiebesparingen op onze website;
• de inzet van een energiemakelaar die onze huurders op maat kan advisering;
• het aanbieden en/of aanbrengen van eenvoudige energiebesparende middelen;
• het uitbreiden van de mogelijkheden om duurzame woonwensen aan te vragen;
• het toepassen van een energie-app;
• het verbeteren en vereenvoudigen van de informatie over het gebruik van technische installaties in onze woningen.

Gezamenlijke inzet aanpak Energiearmoede

Met onze partners is veel gezamenlijke inzet gepleegd om (energie-)armoede in onze werkgebieden aan te pakken, onder andere met behulp van de zogenaamde SPUK-gelden. Voorbeelden hiervan zijn:

• project 'De Energieklussers', samen met de gemeente Noordenveld en woningcorporatie Woonborg;
• project 'Westerveld bespaart Energie', samen met de gemeente Westerveld;
• project 'De Meppeler Energiecoach', samen met de gemeente Meppel en woningcorporatie Woonconcept;
• inzetten op het gebruik van de app 'Slim Wonen'. Deze app geeft op een toegankelijke manier inzicht in het verbruik en de kosten van energie van de bewoner.

Verduurzamingsprogramma

De beste manier om energiebesparingen te realiseren is het verder verduurzamen van ons woningbezit. In paragraaf 2.4 vertellen we meer over hoe we werken aan het verduurzamen van onze woningen.