11 Verslag raad van commissarissen

Met dit jaarverslag legt de raad van commissarissen verantwoording af over de wijze waarop zij invulling gaf aan de uitvoering van haar taken en bevoegdheden als toezichthouder, werkgever en klankbord/sparringpartner.

Samenwerking en scherpte

We begonnen het jaar in lockdown vanwege corona en we eindigden het jaar eveneens in lockdown. Dat maakte 2021 ook voor de raad van commissarissen tot een wel heel bijzonder jaar. Beeldschermvergaderingen en hybride vergaderingen werden afgewisseld met een enkele fysieke vergadering. Gelukkig hebben we nog wel de kans gehad een aantal projecten in Assen fysiek te bezoeken.  Ook een fysieke bijeenkomst over wonen en kwetsbaarheid met professionals en ervaringsdeskundigen heeft doorgang kunnen vinden. Daarnaast spraken we over thema’s als innovatie in de bouw en de uitkomsten van het landelijke project opgaven en middelen. En dat alles naast de reguliere agendapunten. En dat was ook wel bijzonder, ondanks corona ging vrijwel alles bij Actium gewoon door. En zo gewoon was dat natuurlijk helemaal niet. Ook in coronatijd werd er binnen en buiten Actium oog gehouden voor ieder mens. Dat hebben we als raad van commissarissen erg gewaardeerd. 

De corporaties in Nederland kregen de vraag mee te werken aan een oplossing van het grote financiële probleem dat bij Vestia was ontstaan. Omdat we door Vestia te helpen ook de huurders van Vestia konden helpen en omdat we daarmee het belang van de sector dienden, hebben we die vraag positief beantwoord.

In 2021 werd ook de strategische koers bijgesteld. Daarbij zijn we als raad van commissarissen goed meegenomen in dat proces en konden we instemmen met de koers. De raad kon zich erg goed vinden in de toevoeging Samen.

De raad van commissarissen en directeur-bestuurder hebben in 2021 gezamenlijk een nieuwe visie op bestuur en toezicht vastgesteld.

Visie op toezicht

De raad van commissarissen van Actium is een professionele en betrokken raad, divers samengesteld met leden die vanuit hun eigen achtergrond en ervaring op gepaste afstand actief en doeltreffend toezicht houden. De raad is niet close, maar samen zeer sterk. Van belang is dat niemand voor eigen gewin gaat, het belang van Actium staat voorop. De raad is positief kritisch en open minded. De eigen ervaring, kennis en wijsheid van de toezichthouders wordt gebruikt om te bevragen en nieuwsgierig te zijn. Om op die manier, onafhankelijk haar oordeel te vormen over de wijze waarop Actium haar maatschappelijke taak vervult. De (financiële) continuïteit, in aansluiting op het vastgestelde risicoprofiel, is randvoorwaardelijk voor de uitoefening van de maatschappelijke taak.

Verbinding op pijlers en kernwaarden

De analyse van de huidige positionering en kernwaarden - dienstbaar, loyaal, met respect, verantwoordelijk, empathisch, integer en met vertrouwen - van de raad sluit naadloos aan bij de strategische pijlers waar Actium voor staat, te weten: met oog voor ieder mens, vernieuwend en duurzaam.

Rolopvatting

Bij de vervulling van haar taak richt de raad zich naar het te behartigen maatschappelijk belang, naar het belang van de betrokken stakeholders - primair de (toekomstige) huurders en de gemeenten - en naar het belang van de corporatie. Ze is daarbij helder in haar rolopvatting: de bestuurder bestuurt en de raad houdt toezicht. De richting en beleidskeuzes worden door de bestuurder bepaald, dat gaat over de maatschappelijke impact. De raad houdt toezicht en kijkt of de organisatie ook over langere tijd deze maatschappelijke impact kan leveren.

De raad vervult de rol van werkgever, toezichthouder en klankbord/sparringpartner.

Rol als werkgever

Als werkgever is een belangrijke taak van de raad het werven, selecteren en benoemen van de directeur-bestuurder. Een directeur-bestuurder die past bij de vraagstukken, van vandaag én (over)morgen, waar de corporatie zich voor gesteld ziet. Daarbij hoort het vaststellen van een bijbehorende en passende beloning, binnen de wettelijke kaders. Alsook het zorgdragen voor het bevorderen en blijvend ontwikkelen van kennis en competenties. Jaarlijks vindt een evaluatie-, reflectie- en ontwikkelgesprek plaats tussen de raad van commissarissen en de directeur-bestuurder. De raad beoordeelt jaarlijks het functioneren van de directeur-bestuurder.

Rol als toezichthouder

In haar rol als toezichthouder is de raad belast met het toezicht op de uitvoering en realisatie van het algemene beleid, de financiële continuïteit en de sociaal, maatschappelijke doelstellingen. Daarbij houdt ze oog op de risico’s die de realisatie van de doelstellingen bedreigen. En ziet ze toe op de algemene gang van zaken binnen de corporatie. Ze doet dit vanuit een sterk omgevingsbewustzijn, met oog voor een steeds veranderende maatschappelijke context. De maatschappelijke bedoeling (en opgave) van de corporatie vormt daarbij het vertrekpunt.

Ze heeft als taak om besluiten van de directeur-bestuurder over belangrijke onderwerpen goed of af te keuren. Welke besluiten dat zijn is bepaald op grond van de statuten, eventuele aanvullende bepalingen in een bestuursreglement en/of de Governancecode 2020. De raad heeft hierbij een toezichts- en toetsingskader vastgesteld.

Als toezichthouder vergewist de raad zich ervan dat de door de directeur-bestuurder genomen/te nemen besluiten op goede gronden berusten en zorgvuldig tot stand zijn gekomen en ziet de raad erop toe dat de strategische, operationele en financiële doelstellingen worden gerealiseerd. Specifieke commissies, zoals de auditcommissie en de remuneratie- en selectiecommissie, adviseren de raad over onderwerpen binnen hun taakgebied en bereiden de besluitvorming voor. De raad is te allen tijde als geheel verantwoordelijk. Ook kunnen in specifieke gevallen leden van de raad een bepaald onderwerp samen met de werkorganisatie voorbereiden, alvorens dit in de voltallige raad ter tafel komt.

Rol als klankbord/sparringpartner

Als klankbord en sparringpartner zorgt de raad voor onderlinge reflectie tussen haarzelf en de directeur-bestuurder over de strategie in relatie tot de omgeving en bij omvangrijke operationele beslissingen, zoals het doen van grote investeringen. Het heeft voor de raad en voor de organisatie meerwaarde als de raad vroegtijdig in bepaalde ontwikkelingen wordt meegenomen.

Ook bevraagt de raad de directeur-bestuurder bij strategische beslissingen, zoals het aangaan van fusies of samenwerkingsverbanden, het oprichten van deelnemingen, organisatieaanpassingen, et cetera. De raad kan zelf proactief maatschappelijk relevante thema’s agenderen. Zo mogelijk wordt hierop in specials ingegaan, zodat er voldoende ruimte is voor een bredere benadering van bepaalde thema’s en er tevens een helder onderscheid is tussen de klankbord/sparringpartnerrol en de toezichthoudende rol.

Samenwerking en tegenkracht

Bij het vervullen van al deze rollen wordt uitgegaan van samenwerking waar dat kan en tegenkracht waar nodig. Spanningen die bij de invulling van taken kunnen ontstaan – bijvoorbeeld in de rol van sparringpartner enerzijds en kritisch toezichthouder anderzijds – worden in dialoog verkend en zo mogelijk opgelost. Waarbij de raad en de directeur-bestuurder zich aanspreekbaar opstellen en in onderlinge interactie leren.

Informatievoorziening en interne samenwerking

De raad verkrijgt haar informatie primair via de directeur-bestuurder. Daar ligt een actieve informatieplicht op de onderwerpen waar de raad toezicht op houdt. Daarnaast wordt de interactie en de samenwerking met het management – onder meer als deelnemers aan de vergadering en themasessies – als waardevol ervaren om feeling te houden met de (werk)organisatie.

Relatie stakeholders

De directeur-bestuurder is verantwoordelijk voor het contact met de stakeholders. De raad laat zich door de directeur-bestuurder jaarlijks informeren over de relevante belanghouders en de wijze waarop de organisatie hiermee in verbinding staat. De raad wordt door de directeur-bestuurder uitgenodigd bij strategische bijeenkomsten, zoals het opstellen van de strategische koers of kennissessies. De leden van de raad staan als individu midden in de samenleving en horen en zien veel, ze zijn daarbij open over hun rol bij Actium. De leden leggen actief verbinding als ze daarvoor gevraagd worden door de directeur-bestuurder. 

In het contact met de stakeholders onderkent Actium twee rollen. De directeur-bestuurder is in gesprek met belanghebbenden over de beleidsvorming, het maken van afspraken en de verantwoording daarover. Het contact tussen de raad en de belanghebbenden gaat over het beleid dat gevoerd wordt/is en hoe daar toezicht op wordt gehouden (verantwoording).

Taken en bevoegdheden

De specifieke taken en bevoegdheden van de raad van commissarissen staan omschreven in de statuten. Deze vormen de basis voor haar handelen.  De werkwijze van de raad is beschreven in het reglement raad van commissarissen. Hierin zijn onder meer opgenomen een profielschets voor de leden van de raad, regels over (her)benoemingen, schorsing en/of ontslag van de leden van de raad, onverenigbaarheden en taken van de raad.

Zelfevaluatie en samenwerking

Ieder jaar bespreekt de raad van commissarissen zijn eigen functioneren en vinden er individuele gesprekken met de voorzitter plaats. Eens per twee jaar doet de raad dat onder onafhankelijke, externe begeleiding (art. 30 lid 11 sub b Woningwet).

In december 2021 vond de zelfevaluatie onder externe begeleiding plaats. We constateerden dat we onze werkzaamheden in een open en constructieve sfeer verrichten. Ook constateerden we dat we voldoende kritisch naar elkaar en naar de organisatie zijn, waarbij met name in de commissies op onderwerpen verdieping plaatsvindt. We beschikken in de raad van commissarissen over voldoende deskundigheid waarbij de afstemming van de scholing nog wel wat meer aandacht vraagt. We voelen ons een team, maar de kracht van het team zou nog kunnen  toenemen als we elkaar vaker fysiek zouden kunnen ontmoeten.

Een deel van de zelfevaluatie vond plaats in aanwezigheid van de bestuurder. Daarin constateerden we dat we als raad van commissarissen tijdig worden voorzien van kwalitatief goede informatie. Ook wordt de raad van commissarissen goed meegenomen in ontwikkelingen in de organisatie. In het komend jaar zal dat een thema zijn op de agenda van de raad van commissarissen. Hoewel Corona de contacten soms onpersoonlijk maakt concludeerden we dat de lijnen, ook met de OR en de huurdersvertegenwoordiging MEVM, toch goed open bleven. De raad van commissarissen is tevreden over de samenwerking met de bestuurder.

Samenstelling van de raad van commissarissen

De raad van commissarissen van Actium bestond in 2021 uit zes leden. De heer Bruintjes is voorzitter en mevrouw Veldhuizen is vicevoorzitter. Gedurende het jaar wijzigde de samenstelling van de raad niet. 

De samenstelling van de raad komt overeen met de statutaire bepalingen van Actium. Actium streeft naar een evenwichtige verdeling van de raad van commissarissen. Naar het oordeel van de raad zijn haar leden onafhankelijk.

Per 31 december 2021 bestond de raad van commissarissen uit de volgende leden:

Permanente Educatie raad van commissarissen

Eén van de principes uit de Governancecode Woningcorporaties 2020 is dat leden van bestuur en raad van commissarissen hun kennis blijven ontwikkelen door middel van trainingen en cursussen. Daarbij wordt ook aandacht besteed aan gewenst gedrag. De afgesproken Permanente Educatie-systematiek is hierop van toepassing. Aedes heeft dit vastgelegd in een Reglement Permanent Educatie en de VTW in een notitie PE-systeem commissarissen. In 2021 is het volgende aantal PE-punten behaald:

Activiteiten van de raad van commissarissen

Qua overleg was 2021 een bijzonder jaar. Vanwege corona is een groot gedeelte van de vergaderingen digitaal gehouden. Alle leden van de raad hadden de technische middelen en de mogelijkheid om deze vergaderingen bij te wonen. Microsoft Teams werd als online tool gebruikt.

Vergadering en overleg belanghebbenden

In 2021 vonden zeven reguliere vergaderingen van de raad van commissarissen plaats. Naast deze vergaderingen waren er besprekingen in de verschillende commissies. De raad sprak verder eenmaal met de ondernemingsraad en eenmaal met het huurdersplatform MEVM. De directeur-bestuurder, de leden van het managementteam en de businesscontroller waren aanwezig bij de bijeenkomsten van de raad van commissarissen.

Reguliere onderwerpen die op onze agenda stonden waren de tertiaalrapportages, het jaarverslag en de jaarrekening (in het bijzijn van de onafhankelijke accountant) en het jaarplan 2022 inclusief financiële meerjarenbegroting 2022-2026. De bespreking van de managementletter is doorgeschoven naar januari 2022.

Er vond één themavergadering plaats over innovaties en investeren in de bouw.

De jaarlijkse wijkschouw vond plaats op 27 september en werd bijgewoond door de voltallige raad, de leden van het managementteam en een delegatie medewerkers uit de organisatie. Op locatie werd met samenwerkingspartners het gesprek gevoerd over de ontwikkelingen en opgaven op het gebied van wonen en kwetsbaarheid in ons werkgebied en wat dit betekent voor ons dagelijks werk.

De raad van commissarissen heeft in 2021 besluiten genomen over de volgende onderwerpen:

• visie op bestuur en toezicht
• jaarverslag 2020 Actium, inclusief jaarrekening
• jaarrekening 2020 Dingspel Assen B.V.
• reglement auditcommissie
• auditplan Deloitte 2021
• bezoldiging RvC 2022

Aan de volgende (voorgenomen) besluiten van de directeur-bestuurder heeft de raad van commissarissen goedkeuring verleend:

• procuratieregeling per 1 november 2020
• structurele oplossing Vestia / besluit leningruil Vestia
• verkenning voorstel afstoting gemeente Hoogeveen
• portefeuillestrategie 2021-2029
• verwerving bouwlocatie Acmesa Assen tbv bouw 74 appartementen
• activiteitenoverzichten 2022 gemeenten
• nieuwbouw 11 woningen Thorbeckelaan Assen
• investeringsdocument nieuwbouw 6 woningen Diever en grondruil Vledder
• investeringsdocument nieuwbouw 43 appartementen locatie Maranathakerk Assen
• implementatie strategisch programma WSW
• taakoverdracht inzake overname portefeuille Woonconcept Assen
• nieuwbouw 75 appartementen Het Vledder Meppel
• volmacht WSW
• jaarplan 2022 inclusief financiële meerjarenbegroting 2022-2026
• investeringsstatuut 2022
• intern controlejaarplan 2022
• strategische koers 2022+
• initiatiefdocument nieuwbouw 16 sociale huurwoningen Norg

Regionale geschillencommissie

De raad van commissarissen heeft kennis genomen van het jaarverslag 2020 van de Regionale Geschillencommissie.

Klokkenluidersregeling 

In het verslagjaar zijn bij de voorzitter van de raad van commissarissen geen meldingen gedaan in het kader van de klokkenluidersregeling.

De raad van commissarissen heeft kennis genomen van het jaarverslag 2020 van de vertrouwenspersoon.

Commissies

In 2021 waren twee raadscommissies werkzaam: een auditcommissie en een remuneratie- en selectiecommissie.

Auditcommissie

De auditcommissie bestond in 2021 uit mevrouw Veldhuizen (voorzitter), de heer Van der Heide en de heer Bosdijk. De auditcommissie kwam in 2021 zes keer bij elkaar, waarvan één keer in aanwezigheid van de accountant.

Businesscontroller

Naast de reguliere contacten voerde de auditcommissie één keer met de businesscontroller overleg buiten aanwezigheid van directeur-bestuurder.

Externe accountant

Met de accountant is op verzoek van de auditcommissie naast de reguliere onderwerpen nader gesproken over het verzoek aan de accountant meer regie te nemen inzake de controlewerkzaamheden 2021 en het realiseren van afgesproken planningen. Tevens is namens de raad van commissarissen c.q. auditcommissie een brief hierover gestuurd naar de accountant.

Eén keer is er overleg gevoerd tussen de auditcommissie en de accountant buiten aanwezigheid van de directeur-bestuurder.

In de auditcommissie zijn verder onder andere de volgende onderwerpen aan de orde geweest:

• tertiaalrapportages
• frauderisicoanalyse
• leningruil Vestia
• digitalisering en ICT
• reglement auditcommissie
• investeringsstatuut
• implementatie strategisch programma WSW
• jaarverslag 2020 Actium, inclusief jaarrekening
• jaarrekening 2020 Dingspel Assen B.V
• accountantsverslag 2020
• scenario-inzichten portefeuillestrategie
• treasury
• auditplan Deloitte 2021
• uitkomsten IBW 2021
• BTW commissarissen
• taakoverdracht inzake overname bezit Woonconcept Assen
• jaarplan 2022 inclusief financiële meerjarenbegroting
• investeringsstatuut 2022
• intern controleplan 2022

Remuneratie- en selectiecommissie

De commissie bestond in 2021 uit mevrouw Geerdink (voorzitter), mevrouw Kasová en de heer Bruintjes.

De commissie is een aantal keer bijeen geweest om de gesprekken met mevrouw Boeijen voor te bereiden en te voeren. Overigens waren er in 2021, in tegenstelling tot de jaren daaraan voorafgaand, geen werkzaamheden met betrekking tot werving/selectie en herbenoeming aan de orde.

Functioneringsgesprek

Begin 2021 heeft de remuneratiecommissie een functioneringsgesprek gevoerd met de bestuurder. In dit gesprek, ruim een half jaar na haar start bij Actium, hebben bestuurder en remuneratiecommissie met elkaar gesproken over:
> samenwerking tussen bestuurder en MT
> de aanpak van de bestuurder bij de thema’s die zij agendeerde na 100 dagen
> de samenwerking bestuurder RvC
>de opdracht die de bestuurder zichzelf, in afstemming met de remuneratiecommissie, stelt voor 2021
> wijze waarop we de beoordeling medio 2021 willen inrichten en de wijze waarop we de voorbereiding daarop wilden doen.

Beoordeling bestuurder

In juni heeft de remuneratiecommissie intern en extern input opgehaald ter voorbereiding op het beoordelingsgesprek met de bestuurder. Daarvoor hebben we gesproken met de OR, MEVM, het MT en de voltallige RvC. Extern hebben we aan een drietal door mevrouw Boeijen voorgestelde stakeholders gevraagd om ons input te geven voor het gesprek. Dat hebben we gedaan door ze twee vragen voor te leggen (Waar moet de bestuurder vooral mee doorgaan? En Waar moet ze mee stoppen?)

De 360 graden feedback heeft ons een rijke input gegeven voor een goed gesprek en een beoordeling waar bestuurder en RvC mee verder kunnen.

Nevenfuncties

Mevrouw Boeijen vervulde in 2021 de volgende nevenfuncties:

2019 – heden      Lid deelnemersraad Stichting Waarborgfonds Sociale Woningbouw

2020 – heden      Lid raad van toezicht Stichting Openbaar Onderwijs Zwolle (OOZ)

2020 – heden      Lid raad van toezicht Stichting De Ambelt

2021 – heden      Lid bestuur Nederlandse Vereniging Bestuurders Woningcorporaties

Permanente educatie directeur-bestuurder 2021

Mevrouw Boeijen heeft in 2021 61,5 PE-punten behaald. In totaal heeft zij over de jaren 2019, 2020 en 2021 147 PE-punten behaald, waarmee zij voldoet aan de verplichting om over een periode van 3 kalenderjaren 108 PE-punten te behalen. 

Bezoldiging bestuurder en raad van commissarissen

Actium volgt bij het bepalen van de bezoldiging van de directeur-bestuurder en de raad van commissarissen de wet normering topfunctionarissen (WNT). Op basis van het aantal verhuureenheden en het aantal inwoners van de grootste gemeente waar de corporatie minimaal twintig procent van de verhuureenheden heeft, is Actium ingedeeld in klasse G. Deze klasse kent een bezoldigingsmaximum van € 197.000 in 2021.

Bezoldiging bestuurder

Bezoldiging raad van commissarissen

In januari 2019 is de raad van commissarissen akkoord gegaan met het voorstel van de remuneratie- en selectiecommissie om de jaarlijkse vergoeding voor leden van de RvC vast te stellen op 93% van de beroepsregel van de VTW.

In onderstaand overzicht zijn de in 2021 uitgekeerde vergoedingen weergegeven. De bedragen zijn in euro’s.

Tegenstrijdige belangen

Ons beleid is er op gericht dat elke vorm van belangenverstrengeling wordt vermeden. In het verslagjaar heeft zich op geen enkele wijze enige vorm van belangenverstrengeling van de commissarissen voorgedaan. 

Slotwoord

Met een bijgestelde strategische koers gaan we vol vertrouwen het nieuwe jaar in. Belangrijke keuzes die uit de strategische koers voortkomen zullen thematisch in de raad van commissarissen aan de orde komen. Daarbij speelt de ruimte die voortkomt uit het afschaffen van de verhuurdersheffing uiteraard ook mee. We zullen ons als raad van commissarissen blijven scholen, de goede contacten blijven onderhouden en met een open oog in vertrouwen kritisch naar ontwikkelingen blijven kijken. En we hopen dat het komend jaar weer vooral in ontmoeting te doen. Samen.

Vaststelling van de jaarstukken

In dit verslag treft u het volkshuisvestingsverslag en de jaarrekening 2021 aan. Het verslag is opgesteld door het bestuur. De jaarrekening is door Deloitte onderzocht en van een goedkeurende verklaring voorzien. Daarnaast heeft Deloitte het jaarverslag beoordeeld.

In de vergadering van de raad van commissarissen op 30 mei 2022 heeft de raad de jaarstukken vastgesteld. In dezelfde vergadering heeft de raad van commissarissen bij afzonderlijk besluit decharge verleend aan de directeur-bestuurder voor het gevoerde beleid.