07 Verslag Raad van Commissarissen

Met dit jaarverslag legt de Raad van Commissarissen verantwoording af over de wijze waarop zij invulling gaf aan de uitvoering van haar taken en bevoegdheden als toezichthouder, werkgever en klankbord/sparringpartner.

Bij de vervulling van haar taak richt de Raad zich naar het te behartigen maatschappelijk belang, naar het belang van de betrokken stakeholders - primair de (toekomstige) huurders en de gemeenten - en naar het belang van de corporatie. De Raad houdt toezicht en kijkt of de organisatie ook over langere tijd deze maatschappelijke impact kan leveren. 

Een solide basis versterkt

2023 was het jaar van veranderingen waarbij voortgebouwd kon worden op de solide basis die Actium heeft. De Raad werd in januari weer compleet met de komst van de heer Keegstra. Interim directeur-bestuurder, de heer Swart, zorgde ervoor dat de vacature in het MT een definitieve invulling kreeg. Ook de vacature voor bestuurssecretaris werd ingevuld. De Raad van Commissarissen wist na het vertrek van de vorige directeur-bestuurder ook weer een structurele invulling van de vacature voor directeur-bestuurder te vinden. In november begon mevrouw Maatman en namen we afscheid van de heer Swart die in de interim-periode uitstekend werk heeft verricht. De Raad is verheugd dat met de aanstelling van mevrouw Maatman een ervaren bestuurder met volkshuisvestelijke ervaring is benoemd en ziet uit naar de samenwerking.

Het werk in de organisatie ging intussen gewoon door en dat leidde er onder andere toe dat plannen voor de realisering van meer dan 400 woningen aan de Raad van Commissarissen konden worden voorgelegd. Ook werd een nieuwe visitatie voorbereid en werd er een bureau geselecteerd dat daar vorm aan gaat geven in 2024. De Raad deed twee keer een zelfevaluatie, eenmaal met externe begeleiding en een keer zonder. Ook organiseerde de organisatie een mooi werkbezoek voor de Raad. De Raad ging op de fiets op pad, bezocht verschillende projecten en sprak huurders. Naast het reguliere overleg met de huurdervertegenwoordiging MEVM sprak de raad met MEVM over de toekomst in een benen op tafel overleg.

Mevrouw Kasová, sinds 1 januari 2020 lid van de Raad van Commissarissen, gaf aan in verband met drukke werkzaamheden niet voor een herbenoeming te kiezen. Dit deed ze tijdig zodat de Raad in staat was tijdig een opvolger te benoemen. De Raad van Commissarissen bedankt mevrouw Kasová voor haar inzet. Tot slot van deze inleiding nog even een herhaling van het slot van de inleiding vorig jaar.

Voor een solide basis is ook een sterk financieel fundament nodig. En dat is er bij Actium. Dat wordt versterkt door het afschaffen van de verhuurdersheffing per 1 januari 2023. De mogelijkheden en de randvoorwaarden vanuit Actium om de grote opgaven in nieuwbouw, onderhoud en renovatie aan te kunnen zijn dus volop aanwezig. De uitdaging zal de komende tijd liggen in het daadwerkelijk realiseren van de opgaven. Immers, gebrek aan goede locaties kan een belemmering opleveren, regels kunnen in de weg staan, de gespannen arbeidsmarkt speelt een rol en de bouwkosten stijgen. Actium kan en wil die uitdaging graag aangaan!

Het afgelopen jaar heeft Actium laten zien daar ook daadwerkelijk invulling aan te kunnen geven.

Taken en bevoegdheden

De specifieke taken en bevoegdheden van de Raad van Commissarissen staan omschreven in de statuten. Deze vormen de basis voor haar handelen.  De werkwijze van de Raad is beschreven in het reglement Raad van Commissarissen. Hierin zijn onder meer opgenomen een profielschets voor de leden van de Raad, regels over (her)benoemingen, schorsing en/of ontslag van de leden van de Raad, onverenigbaarheden en taken van de Raad.

Hoe de Raad de taken en bevoegdheden wil uitvoeren staat beschreven in de visie op bestuur en toezicht. In 2021 is deze geactualiseerd. Deze is te vinden op de website en is nog steeds actueel. Wel is er in de Raad in 2023 gesproken over een 4^e rol, die van netwerker. Deze is toegevoegd aan de bestaande rollen van werkgever, klankbord en toezichthouder,  

In de visie op toezicht staat o.a. het volgende: “Als toezichthouder vergewist de Raad zich ervan dat de door de directeur-bestuurder genomen/te nemen besluiten op goede gronden berusten en zorgvuldig tot stand zijn gekomen en ziet de Raad erop toe dat de strategische, operationele en financiële doelstellingen worden gerealiseerd. Specifieke commissies, zoals de auditcommissie en de remuneratie- en selectiecommissie, adviseren de Raad over onderwerpen binnen hun taakgebied en bereiden de besluitvorming voor. De raad is te allen tijde als geheel verantwoordelijk. Ook kunnen in specifieke gevallen leden van de raad een bepaald onderwerp samen met de werkorganisatie voorbereiden, alvorens dit in de voltallige Raad ter tafel komt”.

De Raad verzamelde in 2023 actief en onafhankelijk informatie en kennis binnen en buiten Actium. Informatie volgens het reglement RvC is beschikbaar gemaakt. Benodigde documenten zijn in RvC overleggen geagendeerd. De Raad voelt zich door de directeur-bestuurder uitgenodigd om samen na te denken en de gedachten van de directeur-bestuurder aan te scherpen. Verder gaf de Raad opdracht aan Deloitte om het bestuursverslag en de jaarrekening 2023 te controleren en nam kennis van de verklaringen en rapportages.

Ieder jaar bespreekt de Raad van Commissarissen haar eigen functioneren en vinden er individuele gesprekken met de voorzitter plaats. Eens per twee jaar doet de raad dat onder onafhankelijke, externe begeleiding (art. 30 lid 11 sub b Woningwet).

In het voorjaar van 2023 heeft de Raad een extra zelfevaluatie met begeleiding van Marilieke Engbers ingelast om het vraagstuk van kracht en tegenkracht, zowel binnen de Raad als in de samenwerking tussen de Raad van Commissarissen en de directeur-bestuurder en de Raad van Commissarissen en het managementteam te bespreken. Doel was om zowel terugkijkend naar de bestuurswisseling in 2022 als vooruitkijkend naar de samenwerking met de nieuw te werven directeur-bestuurder in 2023 werkafspraken en toezichtagenda te herijken. Deze extra zelfevaluatie leverde waardevolle inzichten en afspraken op.

Eind 2023 heeft de Raad een zelfevaluatie gehouden aan de hand van de toezichtkaarten van VTW. Een mooie manier om elkaar feedback te geven.

De Raad van Commissarissen van Actium bestond in 2023 uit zes leden. De heer Bruintjes is voorzitter en mevrouw Veldhuizen is vicevoorzitter.

De samenstelling van de Raad komt overeen met de statutaire bepalingen van Actium. Actium streeft naar een evenwichtige verdeling van de Raad van Commissarissen. Naar het oordeel van de raad zijn haar leden onafhankelijk.

Per 31 december 2023 bestond de Raad van Commissarissen uit de volgende leden:

Eén van de principes uit de Governancecode Woningcorporaties 2020 is dat leden van bestuur en Raad van Commissarissen hun kennis blijven ontwikkelen door middel van trainingen en cursussen. Daarbij wordt ook aandacht besteed aan gewenst gedrag. De afgesproken Permanente Educatie-systematiek is hierop van toepassing. Aedes heeft dit vastgelegd in een Reglement Permanent Educatie en de VTW in een notitie PE-systeem commissarissen. In 2023 is het volgende aantal PE-punten behaald:

In januari 2019 is de Raad van Commissarissen akkoord gegaan met het voorstel van de remuneratie- en selectiecommissie om de jaarlijkse vergoeding voor leden van de RvC vast te stellen op 93% van de beroepsregel van de VTW.