Governance
Werkgebied
Wij werken in een samenhangend werkgebied, dat zich uitstrekt van Zuidoost-Friesland tot Zuidwest-, Midden- en Noord-Drenthe. Rond de 16.000 huishoudens, verspreid over 70 woonplaatsen vinden bij ons hun thuis. Dat doen we voor diegenen die net dat extra steuntje in de rug nodig hebben, omdat de portemonnee daarom vraagt of omdat extra zorg nodig is. We doen dat samen met onze huurders en samenwerkingspartners, om zo tot de beste resultaten te komen. We werken in acht gemeenten: Assen, Midden-Drenthe, De Wolden, Noordenveld, Westerveld, Hoogeveen, Meppel en Ooststellingwerf.
De eerste zeven gemeenten bevinden zich in de woningmarktregio Groningen-Drenthe, het kernwerkgebied van Actium. Sinds 2022 is er ontheffing om ook in de gemeente Ooststellingwerf, woningmarktregio Friesland, actief te zijn.
Stichting Actium en haar verbinding
De stichting Actium is als toegelaten instelling uitsluitend werkzaam op het gebied van de volkshuisvesting. Actium heeft één verbinding, te weten Dingspel Assen BV. Ons aandeel in deze verbinding bedraagt 66,67%. Voor meer informatie over de verbinding zie paragraaf 4.7 van dit jaarverslag.
Good governance
Actium staat midden in de samenleving en werkt aan de huisvesting voor mensen met een lager inkomen of mensen die niet zelfstandig in hun huisvesting kunnen voorzien. Dat doen we in een krappe woningmarkt met geld dat maatschappelijk bestemd is. We vinden het daarom belangrijk om open en transparant te zijn over wat we doen en waarom we dat doen.
Actium onderschrijft daarom het belang van een deugdelijk ondernemingsbestuur, dat integer en transparant handelt, waar goed toezicht op wordt gehouden en dat verantwoording aflegt over het gevoerde toezicht. Voor de inrichting van het ondernemingsbestuur volgen we de Woningwet en de Governancecode voor woningcorporaties uit 2020. Deze code onderschrijven we en de beginselen passen we toe.
Taak en werkwijze bestuurder
De bestuurder van Actium is belast met het besturen van de organisatie en haar verbindingen. In die rol is zij verantwoordelijk voor de realisatie van de doelstellingen, de strategie, de financiering, het beleid en de daaruit voortvloeiende resultaatontwikkeling. De bestuurder legt hierover verantwoording af aan de Raad van Commissarissen. Bij de vervulling van haar taak richt de bestuurder zich naar het belang van de organisatie in het licht van haar doelstelling en de met haar verbonden onderneming. Zij weegt daartoe de in aanmerking komende belangen af van de bij de organisatie betrokkenen.
Een uitgebreide taak en werkwijze van de rollen en verantwoordelijkheden van de bestuurder van Actium zijn vastgelegd in een bestuursreglement.
Dhr. R. Swart was interim-bestuurder van Actium tot 1 november 2023. Per 1 november werd hij opgevolgd door mevrouw M. Maatman. Zij is benoemd voor vier jaar. Mevrouw Maatman was hiervoor bestuurder bij woningcorporatie Mijande.
Taak en werkwijze Raad van Commissarissen
De Raad van Commissarissen is de interne toezichthouder van Actium. Bij de vervulling van haar taak richt de raad zich naar het te behartigen maatschappelijk belang, naar het belang van de betrokken stakeholders, primair de (toekomstige) huurders en de gemeenten en naar het belang van de corporatie.
De specifieke taken en bevoegdheden van de Raad van Commissarissen staan omschreven in de statuten. Deze vormen de basis voor haar handelen. De werkwijze van de raad is beschreven in het reglement Raad van Commissarissen. Hierin zijn onder meer opgenomen een profielschets voor de leden van de raad, regels over (her)benoemingen, schorsing en/of ontslag van de leden van de raad, onverenigbaarheden en taken van de raad.
In hoofdstuk 7, Verslag van de Raad van Commissarissen, leest u meer over de Raad van Commissarissen en haar activiteiten in 2023.
Belanghebbenden
Actium ontleent haar legitimiteit aan maatschappelijke steun. Dat betekent dat we een prominente plaats zien voor onze belanghebbenden, zoals huurders(vertegenwoordigers), gemeenten en zorg- en welzijnsinstellingen, bij het bepalen van haar maatschappelijke opgaven en bijbehorende inzet van haar vermogen. We streven daarbij naar functionele en lange termijnrelaties ten behoeve van verankering en inbedding in de lokale samenleving.
Met de gemeenten in ons werkgebied zijn er op zowel ambtelijk als op bestuurlijk niveau meerdere afstemmingsmomenten geweest. Met alle gemeenten zijn (samen met de huurdersorganisaties) prestatieafspraken gemaakt voor 2024.
Met de verschillende zorg- en welzijnsorganisaties in ons werkgebied zijn eveneens één of meerdere overleggen geweest, afhankelijk van nut, noodzaak en behoefte.
In april 2023 is er een stakeholdersbijeenkomst geweest bij Actium. Partners van gemeenten, zorginstellingen, welzijnsorganisaties, corporaties en de bouwwereld waren uitgenodigd. Ook MEVM en onze RvC waren aanwezig. De bijeenkomst ging vooral over samenwerken, hoe wordt deze ervaren, wat zijn de verwachtingen en wat kan er beter.
Extern toezicht en WSW
Oordeel inspectie Autoriteit woningcorporaties (Aw)
Op 2 februari 2023 ontvingen wij van de Aw de jaarlijkse toezichtbrief 2022. De Aw signaleert mogelijke risico's ten aanzien van de verbinding Dingspel Assen BV. Hierover zijn nadere toezichtafspraken gemaakt.
Verder wordt verzocht om in een volgend gesprek nader aandacht te besteden aan de organisatie vanwege de bestuurswisselingen, en aan de inbedding van het risicomanagement.
Op 29 november 2023 ontvingen wij van de Aw haar oordeel over de rechtmatigheid van verslagjaar 2022. Er zijn geen aandachtspunten of onrechtmatigheden geconstateerd.
Beoordeling Waarborgfonds Sociale Woningen (WSW)
In november 2023 zijn we met het WSW in gesprek geweest over het risicoprofiel en de uitdagingen van Actium. Onderwerp van gesprek waren onder meer de wijze van strategiebepaling, de voorziene onderhoudsopgave en de uitkomsten van het woonlastenonderzoek. Als aandachtspunten zijn benoemd de grote (onderhouds-)opgave en de financiële uitdagingen. Deze staan voor het komende jaar geagendeerd ter beoordeling en ter bespreking met de Raad van Commissarissen. Daarnaast ziet het WSW graag een nadere toelichting op de investeringswerkwijze aan de hand van voorbeeldprojecten. Op 22 december 2023 is de beoordelingsbrief ontvangen.
Op 22 augustus 2023 gaf het WSW een borgbaarheidsverklaring voor Actium af.
Risicomanagement
In 2020 is het risicomanagementbeleid herzien en zijn de strategische risico’s geactualiseerd. Met het herijken van de strategische koers in 2022 zijn ook de strategische risico's herijkt. Destijds is de afspraak gemaakt de strategische risico's tweemaal per jaar te actualiseren in het MT. In 2023 is deze besproken in de RvC. Ook de frauderisico-analyse is herijkt en besproken met de raad.
Verdere informatie over ons risicomanagement en de belangrijkste risico’s is te vinden in hoofdstuk 5 van dit jaarverslag.
Compliance
De verantwoordelijkheid voor compliance is bij Actium in de lijn belegd. Dit houdt in dat de (team)managers zorgen dat compliance - in brede zin - en de wet- en regelgeving binnen de eigen teams verankerd is in de dagelijkse processen, maar ook in gedrag, transparantie en cultuur. Actium kent geen aparte compliance functionaris, deze taken zijn belegd bij de concerncontroller. Er is een compliance team waarin elke afdeling is vertegenwoordigd. Binnen dit team worden wijzigingen in wet- en regelgeving gemonitord, de leden zijn de vraagbaak bij compliance gerelateerde vraagstukken. Het team is in 2023 driemaal bijeengeweest.
Vermogenspositie
Onze vermogenspositie wordt voor een groot gedeelte bepaald door de waarde van onze activa. Sinds 2016 waarderen wij onze activa tegen actuele waarde. Intern sturen wij op beleidswaarde. In hoofdstuk 4 staat een nadere toelichting op de verschillende waarderingsmethoden en –grondslagen, de ontwikkelingen van de marktwaarde en de beleidswaarde, alsmede een analyse van de verschillen tussen de verschillende waarderingen en de gevolgen hiervan voor het eigen vermogen.
Toekomstverwachtingen
De druk op corporaties neemt toe. Vanuit de politiek als het gaat om het toevoegen van grote aantallen woningen aan de woningvoorraad en als het gaat om de verduurzaming van woningen. Maar ook druk vanuit gemeenten en zorg- en welzijnspartijen. We hebben grote ambities maar zien tegelijkertijd dat we financieel tegen grenzen aan kunnen lopen. In ons jaarplan 2024 richten we ons op het koesteren van wat goed gaat en implementeren en borgen wat we ontwikkeld hebben. Dat vraagt om focus op onze realisatiekracht. Onze aandacht blijft gaan naar het realiseren van onze opgaven, met naast nieuwbouw de uitvoering van het programma verduurzaming bestaand bezit. De wereld staat nooit stil en dat vraagt om goede samenwerking met huurders, gemeenten, andere maatschappelijke partners en toeleveranciers op het gebied van woningbouw. Dit in het besef dat we alleen samen tot de beste oplossingen komen. In hoofdstuk 4 is inzichtelijk gemaakt welke financiële consequenties dit met zich mee brengt. We zien geen problemen als het gaat om onze financiële continuïteit op korte termijn. Op de lange termijn zien we onze ratio's onder druk komen te staan. Daarbij is er nog steeds sprake van een grote afhankelijkheid van vele externe factoren waar wij geen invloed op hebben. We houden daarom onze ratio's scherp in de gaten en houden er rekening mee dat we in de toekomst toch andere keuzes moeten gaan maken.
Toepassing en naleving gedragscodes
De bestuurder is gehouden tot naleving van het bestuursreglement. In dit reglement is de bestuurder gehouden tot naleving van de geldende Governancecode Woningcorporaties en het Integriteitsbeleid van Actium. Dit geldt tevens voor alle medewerkers van Actium. De klokkenluidersregeling is in 2023 geactualiseerd.
In 2023 zijn drie integriteitsmeldingen aan de orde geweest. Samen met betrokken managers en medewerkers zijn de casussen en vervolgstappen besproken. De meldingen zijn mede aanleiding geweest om integriteit breder binnen Actium blijvend onder de aandacht te brengen en te houden.
In 2023 is door bestuur en RvC stil gestaan bij het vraagstuk over vastgoedbezit van commissarissen en bestuurders. Actium heeft geïnventariseerd of en zo ja hoeveel bestuurder en toezichthouders - naast hun eigen woning - aan huizen bezitten en verhuren. Conclusie is dat:
- deze inventarisatie in de RvC is besproken;
- deze bespreking geen aanleiding geeft tot vermoedens van 'huisjesmelken' dan wel onbehoorlijk verhuur;
- er geen sprake is van onverenigbaarheden, omdat eventueel bezit (en verhuur) niet ligt respectievelijk plaatsvindt in het werkgebied van Actium.
Tegenstrijdige belangen
Ons beleid is er op gericht dat elke vorm van belangenverstrengeling wordt vermeden. In het verslagjaar heeft zich op geen enkele wijze enige vorm van belangenverstrengeling van de bestuurder voorgedaan.
